Автоматизация оптовой торговли⁠⁠

Тема оцифровки и автоматизации бизнеса сейчас на слуху, но в малом бизнесе в этом плане все еще только в зачаточном состоянии.

В основном для ведения дел и коммуникаций используется Excel, Google Sheet, почта и мессенджеры. Так приемлемо работает для маленького ассортимента и оборота, при увеличении оборотов возникают трудности в виде потери времени на рутинные операции, ошибки. Тормозится дальнейшее развитие предприятия.

Сейчас на российском рынке ПО для бизнеса в основном используется решения на базе платформы 1С. Для разработки Б2Б портала используется 1с в связке с CMS 1с-Битрикс. На этой платформе собран большой опыт автоматизаций предприятий. Но бюджет разработки (от 150 тысяч рублей) и стоимость последующей поддержки сдерживает малый бизнес от использования данной системы.

Так же на рынке присутствуют решения в виде облачных сервисов и собственные разработки ПО внутри компаний.

Мы, команда разработчиков, тоже можем автоматизировать деятельность оптовых компаний на базе собственных разработок. Есть облачный сервис для ведения учёта и CMS для создания порталов для взаимодействия с клиентами. Системы имеют удобную функциональность для ведения учёта в компании, автоматизации бизнес-процессов, интеграции со сторонними системами. Возможна реализация индивидуальной функциональности под требования компании. Система готова выдерживать высокие нагрузки.

Далее опишу пример автоматизации в оптовой торговле кондитерскими изделиями. Средняя по размерам сеть с 400 дилерами по России и СНГ.

Задачи:

- автоматизировать формирование счетов на оплату дилерами, при этом учитывать наличие на складе и уже зарезервированный товар, чтобы можно было выставить счет только на тот товар, который можно приобрести.

- организация складского учета и автоматизация расчета маржи с продаж.

- управленческий учет, формирование P&L.

Для решения поставленных задач использованы веб-приложение TradeMaster для складского учета и «управленки» и разработан интернет-магазин на базе CMS WebSpace Engine.

Каталог

Каталог с актуальными ценами и наличием. Наличие товара показывает реальное наличие на складе за минусом товара в актуальных счетах на оплату. Например: в наличии есть товар в количестве 100 штук, но уже выставлены счета на 30 штук в сумме, то на сайте отображается 70 штук для возможности выставления счета на оплату.

Дилер формирует список для покупки, который в учетной системе появляется как счет на оплату или список для брони товара — как коммерческое предложение.

При отправки заказа система проверяет наличие товара для выставления счета и если достаточно, то выставляется счет. Если же оказалось что уже не достаточно наличия, то предлагается заказ скорректированный до возможного количества.

Открытый заказ

В корзине у дилера появляется открытый счет и он может продолжить резервировать товары, пополняя этот открытый счет. Когда дилер планирует оплачивать и забирать товар, то нажимает на кнопку «Закрыть заказ» и в программе происходит выделение этого счета. Таким образом менеджер получает сигнал для согласования оплаты и передачи заказа на сборку на склад.

Реестр счетов на оплату

Дополнительно реализована функциональность автоматически добавлять услугу по доставке товара до транспортной компании при формировании заказа. При необходимости менеджер может данную услугу убрать со счета, например если забирают заказ самовывозом. Менеджер в программе может в ручную редактировать счета.

В складском учете используется партионный учет по методу списания партий FIFO, что позволяет точно считать маржу по каждой сделке.

В системе ведутся остатки касс, фиксируются расходы по аналитикам. В итоге возможно формирование отчетов P&L и CF и прочих.

Для оптовой компании данное решение предоставляется «под ключ». Решения находятся на наших серверах. Нагрузки на данный момент оказываемые 400 пользователями компании, которые очень активно пользуются системой выдерживаются легко.

Данная система позволила систематизировать работу менеджеров и склада. Экономится время и энергия сотрудников и минимизируются ошибки по причине человеческого фактора. Оптовая компания до внедрения была вынуждена прекратить подключение новых дилеров, так как не успевали обслуживать существующих. После внедрения системы компания планирует продолжить увеличивать число дилеров и объемы продаж

.

Предлагаю обсудить тему автоматизации учета в оптовой деятельности в комментариях.