Кейс KemiklKraft: как оптимизировать работу команды с задачами на 50%
Когда пытаешься привести в порядок задачи и выстроить понятные процессы в суровом b2b, не обойтись без прозрачной системы планирования и проектного управления.
Чтобы увеличить эффективность командной работы с задачами, KemiklKraft — производитель бытовой химии и дезинфицирующих средств для объектов ветеринарного надзора и пищевой промышленности, организовал работу в OkoCRM. Все секреты о том, как это удалось сделать, ребята из KemiklKraft раскроют на вебинаре.
«Как управлять командой, чтобы задачи выполнялись вовремя»
14 сентября в 12:00 (это завтра) эксперты в проектном управлении и руководители команд поделятся лайфхаками и расскажут, как грамотно организовать работу с процессами, чтобы не прожигать дедлайны, не терять документы и всегда знать, что происходит в задачах.
Проблема c «не выстроенными» процессами
В производстве огромное количество процессов и задач как с повторяющимся циклом выполнения, так и выстраивающихся с нуля. Обе ситуации объединяет большое количество ответственных и специалистов в каждом этапе жизненного среза задачи: от внутренних исследований и разработки продукта, до выхода того же продукта в коммуникацию с внешним миром.
При планировании и отслеживании этих задач в KemiklKraft сталкивались с некоторыми проблемами. У каждой задачи есть результат и линейный цикл выполнения, при котором к работе подключается неограниченное количество участников. Если задачи и процессы ведутся не системно, то это выглядит следующим образом:
При таком подходе жизненный цикл задачи растягивается на неопределенный срок, данные теряются, сложно даже выявить в какой точке тайм-лайна вы находитесь. Отсутствие понятного процесса работы с задачей, прозрачной системы отслеживания и управления проектом обычно приводит к следующим проблемам:
задачи ведутся несистемно
обновления в задачах не видны всем участникам процесса одновременно
сложно выяснить загрузку конкретного участника команды
очень долго приходится выяснять актуальный статус выполнения задачи
срок жизненного цикла задачи растет в геометрической прогрессии
Дополнительные сложности вызывает масштабирование компании, и быстрый ввод в курс дела новых сотрудников. Следом идет проблема организации уровней доступа к задачам и информации.
Про процессы
В большинстве компаний процесс работы над задачей можно проиллюстрировать зигзагообразной линией. Задачи постоянно передаются через разные каналы, возвращаются к исполнителям, постоянно актуализируются.
Важно отметить, что в таком ключе приходится передавать постоянно ВСЕ данные от начала до текущего момента и так каждый раз для нового участника, при малейшем изменении нужно индивидуально оповещать всех, кто к задаче сопричастен. Когда же тогда работать? Нужна система для управления задачами.
Ситчук Таисия,
руководитель отдела маркетинга и рекламы KemiklKraft
Проблема с тем, что привычно
Легче всего внедрять CRM-систему с нуля, на моменте стартапа. Чем дольше команда присутствует на рынке, тем сложнее поменять ее внутренние «отлаженные» процессы. Это как маневрировать на легковом авто VS разворачивать локомотив.
Чем старше команда тем сильнее сформирован определенный опыт решения задач и тем сложнее изменения в понятных для них процессах даются сложно.
Команды 20+, 30+ и 40+ крайне отличаются между собой, и по статистическим данным уже после 30 лет изменения в привычных процессах сотрудникам даются сложнее.
Основное возражение при внедрении CRM-системы (в каких бы командах не приходилось их внедрять):
«Мне неудобно. Я хочу работать как работал раньше»
Чтобы сгладить перемены и адаптацию к изменениям, не сломав привычную систему ценностей, команды нуждаются в понятной, легкой, маневренной и функциональной CRM-системе — с возможностью масштабирования и усовершенствования любых сложных процессов до необходимого уровня. Как адаптировать команду — тоже расскажем на вебинаре.
Вебинар: «Как управлять командой, чтобы задачи выполнялись вовремя»
14 сентября в 12:00 (это завтра) эксперты в проектном управлении и руководители команд расскажут, как перестать прожигать дедлайны, терять документы и наконец-то начать контролировать команду.
Внедрение OkoCRM
Про поиск решения
Мы изучили почти всех игроков на рынке CRM систем, был опыт внедрения, некоторых из них в других командах, но обычно дальше установки дело не заходило, все возвращались к привычному «стилю» работы.
Ситчук Таисия,
руководитель отдела маркетинга и рекламы KemiklKraft
Команда KemiklKraft начала внедрение OkoCRM с модуля «Проекты». Уже частичное внедрение принесло сразу несколько положительных эффектов.
✔️Процесс работы стал прозрачнее и понятнее. У каждой задачи появилась своя карточка с чек-листом, у команды появился чёткий алгоритм выполнения задач, задачи распределены между «Проектными досками» согласно тем сложным процессам, в рамках которых они появляются.
Благодаря организации проектной работы в OkoCRM появилась возможность отслеживать и планировать загрузку команды, выстраивать сложные процессы.
✔️Среднее время выполнения задачи сократилось на 50% — понятный и прозрачный процесс ускорил работу, внес ясность для команды. Система позволила устранить пробелы, которые съедали время. Плюс, участник команды выпал из рабочего процесса, другой игрок теперь может с легкостью ее подхватить — потому что вся актуальная информация сохраняется в рамках карточки задачи.
✔️Появился контроль над задачами. Часть команды работает удалённо. Благодаря OkoCRM руководство может контролировать, кто и чем занят, что сейчас в работе и какой актуальный статус той или иной задачи. Не нужно звонить и писать, уточнять, как идут дела.
Про адаптацию
Продумать, как замыкаются процессы и адаптировать команду к системе удалось за три недели. Примерно неделю с начала использования команда осваивалась. Ещё через неделю уже не было вопросов, как поставить и на кого переместить задачу, где лежат нужные файлы, как происходит контроль.
Вовлечённость сотрудников в историю с CRM мы оценили в 60%, при том что изначально планировали добиться результата хотя бы в 30%.
Ситчук Таисия,
руководитель отдела маркетинга и рекламы KemiklKraft
Как развивать систему дальше
Вебинар: «Как управлять командой, чтобы задачи выполнялись вовремя»
14 сентября в 12:00 (это завтра) за 1,5 часа вас прокачают с нуля до грамотного проектного управленца. Вы узнаете, как прекратить терять время впустую на простых задачах и заставить команду работать по-взрослому.
Чтобы масштабировать полученный опыт и добиваться больших результатов, в планах у команды KemiklKraft продолжить развивать свою систему в OkoCRM и постепенно автоматизировать бОльшую часть рабочих процессов.
Составить регламенты по работе с проектами. Каждая задача — это набор из множества вводных, который постоянно обрастает новыми инструментами. Если в команду приходит новый сотрудник, передать ему суть по задачам и ввести в курс дела — отдельный процесс, который нужно организовать. Чтобы его упростить, команда планирует работать над созданием инструкций в рамках проектных досок.
Внедрение других инструментов в CRM. В планах — интеграция с OkoCRM корпоративных почтовых сервисов, внедрение модуля e-commerce, работа с воронками продаж и клиентской базой. В будущем система должна стать ядром продаж и маркетинга, центром управления проектами.
Масштабирование функционала. Одним из ключевых критериев при выборе таск-трекера была как раз возможность расширять функционал системы, масштабируя её на продажи. В OkoCRM такая возможность есть и это тоже сыграло определяющую роль при выборе системы командой KemiklKraft.
Про выбор системы
Мы выбирали систему по нескольким критериям:
1. Наличие серверов в РФ.
2. Понятный и не перегруженный интерфейс для легкой адаптации команды.
3. Возможность кастомизированных настроек CRM под задачи компании.
Нам важен был баланс между функционалом, кастомизацией и легкостью интерфейса, а также наличием интеграций. Мы выбирали между несколькими системами, включая Битрикс24, amoCRM и Мегаплан. Но нашли решение лишь в OkoCRM.
Ситчук Таисия,
руководитель отдела маркетинга и рекламы KemiklKraft
Коротко про результаты KemiklKraft
Оптимизация скорости выполнения задачи в среднем на 50%.
Внедрение понятного и прозрачного процесса работы с задачами.
Качественное улучшение контроля над процессами.
Повышение вовлеченности команды в проектную работу.
Грамотное планирование распределения нагрузки на исполнителей.
