Уволят, а я и не узнаю? Топ-7 вопросов сотрудников о кадровых электронных документах⁠⁠

Частая ситуация — работодатель внедряет кадровый электронный документооборот (КЭДО), сотрудники опасаются изменений и отказываются работать с сервисом КЭДО. А могли бы подписывать приказы на отпуск одним кликом за вечерним сериалом. Развеиваем страхи людей и отвечаем на 7 популярных вопросов сотрудников о кадровом ЭДО.

1. Заставят и трудовую книжку сделать электронной?

Нет, можно остаться с бумажной трудовой, но при этом перейти на подписание электронных кадровых документов. Например, заявлений, приказов и инструкций.

Электронные трудовые — это вообще отдельная тема. С 2021 года их автоматом заводят тем, кто поступает на работу впервые. У остальных пока есть выбор. Обязательными для всех электронные книжки станут только в 2027 году.

2. Если уволят, а я об этом и не узнаю?

При любом способе кадрового документооборота работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись с приказом об увольнении. Тем более этот приказ по закону нельзя перевести в КЭДО. В общем, не волнуйтесь, здесь все осталось по-старому.

3. То есть могу забыть, где дверь в отдел кадров и как выглядит кадровик?

По большей части — да. Пользователи сервиса Контур.КЭДО, например, подписывают кадровые документы с компа или телефона за один клик. Тем, кто проходит инструктажи безопасности, все-таки приходится появляться в отделе кадров. Законодатели оставили этот документ на бумаге. Как и приказ об увольнении и акт о несчастном случае на производстве.

4. Надо специально куда-то идти за электронной подписью?

Сотрудники используют три вида подписей — простую, неквалифицированную и квалифицированную. Не пугайтесь, работодатель сам скажет, какая из них нужна, и поможет получить.

Почти все подписи сотрудники выпускают удаленно. Только ради квалифицированной надо прийти в аккредитованный удостоверяющий центр и подтвердить, что ты — это ты, а не мошенник Вася Пупкин.

5. Руководитель украдет мою электронную подпись и купит себе «Ладу-Приору» в кредит?

Чтобы подписать документ, нужны логин и пароль от электронной подписи. Поэтому не стоит делиться ими с начальником и коллегами и тем более передавать носитель с сертификатом подписи. Помните, что по 63-ФЗ за сохранность подписи отвечает ее владелец.

Боже упаси, случилось так, что руководитель украл у вас подпись. Тогда срочно отзовите сертификат в удостоверяющем центре, бегите от такого руководителя и в будущем храните носитель с подписью и пароль надежнее.

6. А если электронные документы исчезнут, как по щелчку Таноса?

Электронные документы не теряются, не «стареют» и не горят при пожаре. Поэтому и надежнее бумажных. Контур, например, хранит резервные копии данных на серверах, которые находятся в разных местах. Это гарантирует, что ничего не пропадет. А скачать документ сотрудник может в любое время.

7. Зачем делать кадровые документы электронными?

Сотрудникам не надо ходить в отдел кадров, чтобы подписать и отдать документы, а кадровикам собирать подписи вручную. Удаленным работникам — забирать заказные письма на почте или ждать, когда наконец приедет курьер. Не нужно отвечать головой, если документ потерялся. И тратить собственные деньги на бумагу, сканер и принтер.

Работники с КЭДО не отвлекаются на рутину и направляют силы на интересные задачи. Поэтому Контур решил разработать собственный сервис КЭДО. Он получился суперудобным, так как делали с заботой для своих сотрудников. Потом пошли дальше — стали помогать другим компаниям легко переходить на кадровый ЭДО и дорабатывать сервис под их задачи.

Подключайте сервис КЭДО от Контура и будьте счастливыми котиками.

Реклама, АО "ПФ "СКБ Контур", ОГРН 1026605606620, 16+