Своё дело 2: внутренняя организация, роли.
Не секрет что начинающий предприниматель очень часто оказывается в режиме работы 24/7, он занят всегда у нег нет выходных, отпусков. В его фирме постоянно происходят катаклизмы и возникают проблемы. И везде нужно его присутствие. Проходят месяцы и человек начинает задумываться, а почему так. Работает много больше чем на постоянной работе, да и денег не особо больше, а вот проблем…
Одним из «бичом божьим» в малом предпринимательстве является неумение правильно организовать работу фирмы. Конечно каждый бизнесмен организовывает работу фирмы, но выглядит это зачастую так. «Продавец продаёт, я забираю выручку и закупаю товар, бухгалтера беру приходящего». Вот и всё. Скажете, не может быть. Поверьте, именно так у 90% предпринимателей. Если вы предприниматель, скажите, у вас есть должностные инструкции?
Инструкция по организации работы.
Перво-наперво надо определиться с «ролями».
Что такое роль – это отдельная, обособленная, работа которую выполняет работник. пример один, человек продавец очень часто выполняет следующие роли: продавец, кассир, приёмщик товара, открывающий/закрывающий магазин, проводящий инвентаризацию.
Пример два,роли одиночной торговой точки по продаже компакт дисков.
Кассир, продавец-консультант, приёмщик, контролёр, закупщик, поставщик, логист, бухгалтер, управляющий, уборщик.
Втрое, как распределять роли.
У вас есть только один человек которому можно доверить любые роли, вы себя не обманете. С наёмными людьми всё немного по-другому.
Поручайте человеку только те роли которые не вызовут у него конфликта интересов. Например, продавец может быть: Кассиром, продавцом-консультантом, закупщиком, уборщиком, но не может быть контролёром, бухгалтером. Например, продавец-контролёр, это очень хорошая предпосылка к махинациям с товаром, и как бы не-был хорош человек, вероятность махинаций со временем стремится к 100%.
Никогда не совмещайте должности бухгалтер-кассир, финансовые потоки самые лакомые, так что, не совмещайте.
Третье, пишите должностные инструкции.
Да именно пишите, согласно ролям, расписывайте всё. От того как открыть магазин, до того, как выбивать чек, и закрывать смену на кассе. Многие недооценивают этот пункт, вроде и так понятно, зачем писать. Ещё раз, пишите, сами удивитесь сколько неучтённых моментов у вас в голове.
Четвёртое и последнее, неожиданные сценарии.
В малом бизнесе, не просто часто, а очень часто, возникают коллизии и проблемы: пришла проверка, нет сдачи, заболел продавец, вскрыли точку и.т.д. Для решения этой проблемы, заведите специальную тетрадь действий. В ней пошагово описываете принципы взаимодействия всех сотрудников в случае наступления какого-либо случая.
Вот пример действий продавца точки при нехватке разменных денег.
1. Если посетителей больше одного попросить разменять второго человека.
2. Если посетителей больше 3 работать пока посетителей не станет меньше.
3. Если уже двое посетителей не могут оплатить покупку, то закрывать даже при большем количестве посетителей.
4. Попросить посетителей покинуть магазин, сообщив, что у вас нет размена, и вы вернётесь через 10 мин, извиниться за неудобства.
5. Сделать запись в журнале об причине отсутствия.
6. Закрыть точку повесить табличку буду через 10 мин.
7. Отправится в ближайшие торговые точки с просьбой разменять деньги.
8. Разменять надлежит сумму в районе 500 р.
9. Если разменять не удалось, позвонить управляющему и сообщить проблему.
10. Вернуться на рабочее место, продолжить работу.
Зачем так подробно писать.
Всегда помните, наёмные сотрудники это не вы:
1.их в общем не волнует хорошо или плохо идут у вас дела, и сколько времени вы тратите.
2.Они не видят всей картины в целом, и могут принимать неоптимальные решения.
3. Не все могут нормально среагировать в стрессовой ситуации.
4. Они не знают как реагировать.
И самое важное. Теперь вы знаете, как они себя поведут в той или иной ситуации. Пришла проверка, кончился размен, не вышел продавец, и.т.д. На все случаи у всех сотрудников будет чёткий план действий, и вы будете знать как они поступят.
Идеальный вариант, вы фактически не участвуете в схеме работы, оставляя себе только контролирующие функции.
Одним из «бичом божьим» в малом предпринимательстве является неумение правильно организовать работу фирмы. Конечно каждый бизнесмен организовывает работу фирмы, но выглядит это зачастую так. «Продавец продаёт, я забираю выручку и закупаю товар, бухгалтера беру приходящего». Вот и всё. Скажете, не может быть. Поверьте, именно так у 90% предпринимателей. Если вы предприниматель, скажите, у вас есть должностные инструкции?
Инструкция по организации работы.
Перво-наперво надо определиться с «ролями».
Что такое роль – это отдельная, обособленная, работа которую выполняет работник. пример один, человек продавец очень часто выполняет следующие роли: продавец, кассир, приёмщик товара, открывающий/закрывающий магазин, проводящий инвентаризацию.
Пример два,роли одиночной торговой точки по продаже компакт дисков.
Кассир, продавец-консультант, приёмщик, контролёр, закупщик, поставщик, логист, бухгалтер, управляющий, уборщик.
Втрое, как распределять роли.
У вас есть только один человек которому можно доверить любые роли, вы себя не обманете. С наёмными людьми всё немного по-другому.
Поручайте человеку только те роли которые не вызовут у него конфликта интересов. Например, продавец может быть: Кассиром, продавцом-консультантом, закупщиком, уборщиком, но не может быть контролёром, бухгалтером. Например, продавец-контролёр, это очень хорошая предпосылка к махинациям с товаром, и как бы не-был хорош человек, вероятность махинаций со временем стремится к 100%.
Никогда не совмещайте должности бухгалтер-кассир, финансовые потоки самые лакомые, так что, не совмещайте.
Третье, пишите должностные инструкции.
Да именно пишите, согласно ролям, расписывайте всё. От того как открыть магазин, до того, как выбивать чек, и закрывать смену на кассе. Многие недооценивают этот пункт, вроде и так понятно, зачем писать. Ещё раз, пишите, сами удивитесь сколько неучтённых моментов у вас в голове.
Четвёртое и последнее, неожиданные сценарии.
В малом бизнесе, не просто часто, а очень часто, возникают коллизии и проблемы: пришла проверка, нет сдачи, заболел продавец, вскрыли точку и.т.д. Для решения этой проблемы, заведите специальную тетрадь действий. В ней пошагово описываете принципы взаимодействия всех сотрудников в случае наступления какого-либо случая.
Вот пример действий продавца точки при нехватке разменных денег.
1. Если посетителей больше одного попросить разменять второго человека.
2. Если посетителей больше 3 работать пока посетителей не станет меньше.
3. Если уже двое посетителей не могут оплатить покупку, то закрывать даже при большем количестве посетителей.
4. Попросить посетителей покинуть магазин, сообщив, что у вас нет размена, и вы вернётесь через 10 мин, извиниться за неудобства.
5. Сделать запись в журнале об причине отсутствия.
6. Закрыть точку повесить табличку буду через 10 мин.
7. Отправится в ближайшие торговые точки с просьбой разменять деньги.
8. Разменять надлежит сумму в районе 500 р.
9. Если разменять не удалось, позвонить управляющему и сообщить проблему.
10. Вернуться на рабочее место, продолжить работу.
Зачем так подробно писать.
Всегда помните, наёмные сотрудники это не вы:
1.их в общем не волнует хорошо или плохо идут у вас дела, и сколько времени вы тратите.
2.Они не видят всей картины в целом, и могут принимать неоптимальные решения.
3. Не все могут нормально среагировать в стрессовой ситуации.
4. Они не знают как реагировать.
И самое важное. Теперь вы знаете, как они себя поведут в той или иной ситуации. Пришла проверка, кончился размен, не вышел продавец, и.т.д. На все случаи у всех сотрудников будет чёткий план действий, и вы будете знать как они поступят.
Идеальный вариант, вы фактически не участвуете в схеме работы, оставляя себе только контролирующие функции.