Особенности ведения учета ГСМ в организации
Одна из наибольших проблем в сфере грузоперевозок — хищение горюче-смазочных материалов водителями транспорта. Согласно статистическим данным компаний грузоперевозчиков, такие трудности испытывают более 80% владельцев автопарков. Безосновательный расход ГСМ, в свою очередь, приводит к потере дохода и грозит банкротством организации.
При этом отследить такое воровство очень сложно. Однако нет ничего невозможного, и учет ГСМ позволит выявить нарушение, определив наказание для виновника.
Способы хищений
Управляющие транспортом сотрудники разработали несколько основных схем, по которым можно обманывать владельцев организаций. Среди наиболее популярных:
Незаметный слив ГСМ. В этом случае определить виновника почти невозможно, а установить факт нарушения можно только с помощью специальных датчиков топлива, обычно установленных в коммерческом транспорте.
Подделка чеков и предъявление недостоверных сведений. Такое нередко происходит в маленьких предприятиях с небольшим автопарком, поскольку водителям предоставляется не топливо, а деньги на его покупку.
Эксплуатация авто по личным нуждам. Проблема, с которой сталкиваются автопарки с большим количеством машин, поскольку сложно проконтролировать работу всех единиц транспорта.
Неправильное управление автомобилем. В этом случае ГСМ утекает из-за неумения эксплуатировать ТС. Например, топлива не достаёт из-за нарушений езды с превышениями скорости, движения с недостаточно прогретым двигателем, сбои в работе систем и механизмов транспорта.
Как учитывать горюче-смазочные материалы
В первую очередь необходимо оценить масштаб предприятия, поскольку это напрямую влияет на доскональный контроль затрат на ГСМ, обслуживание автопарков и другие сферы. Для учета ГСМ необходимо рассчитывать расход топлива каждой единицы транспорта на 100 километров дороги, принимая во внимание объем бака разных марок авто.
Для контроля расхода ГСМ можно воспользоваться следующими способами:
Установить датчики уровня топлива в бензобак каждого ТС;
Установить ГЛОНАСС (обязательно при перевозках пассажиров и грузов);
Внедрить ПО для мониторинга авто.
Каждый способ граничит с определенными недостатками, один из наиболее популярных — погрешность в вычислениях (например, датчики уровня топлива могут расходиться с данными одометра). Тем не менее при установке качественной аппаратуры можно не бояться получения неверных сведений: современные производители предлагают качественные способы контроля топлива для предупреждения краж.
Для уверенности в показаниях одометра и исправности работы ГЛОНАСС необходимо организовать предрейсовый осмотр транспорта.