Офис «в кармане»: как использовать корпоративный мессенджер, чтобы управлять бизнесом через смартфон⁠⁠

Информационный шум и хаос — основные проблемы, из-за которых обычные мессенджеры меняют на корпоративные. Только «перевезти» команду из одного сервиса в другой недостаточно, нужно еще наладить культуру взаимодействия. Как это сделать и управлять бизнесом с помощью смартфона, рассказываем на примере команды корпоративного мессенджера Compass.

Рабочие пространства для разных отделов

Чем сложнее структура компании, тем важнее создать выделенное рабочее пространство для каждого отдела. Это помогает сконцентрировать внимание сотрудников только на тех задачах, которые имеют к ним непосредственное отношение.

Можно создавать любое количество таких пространств:

• для разработчиков;

• менеджеров по продажам;

• HR-отдела;

• авторов контента и т. д.

Пользователям доступны только те пространства и чаты, куда они были приглашены администраторами. Перемещение между несколькими рабочими пространствами происходит нажатием одной кнопки — через панель, которая расположена над списком чатов.

Чаты для каждого процесса

В пространствах создаются чаты, чтобы решать в них конкретные задачи отдела или проектной команды. Например, у отдела продаж они могут быть такими:

• «Отдел продаж – общий». Используется для важных новостей, голосовалок и вопросов, которые не подходят ни под один тематический чат. В нем состоит весь отдел продаж.

• «Руководители». В чате общаются только руководители, он закрыт для других сотрудников.

• «Sales действия». Здесь отражаются основные действия, которые выполняют сотрудники от первого контакта с заказчиком до заключения сделки.

• «Клиенты – этап презентации». Все внимание в чате сосредоточено на конкретном этапе взаимодействия с клиентами.

• «Биллинг и оплаты». В нем идет обмен данными, которые связаны с финансовыми вопросами.

• «Отчеты». Чаты с отчетностью удобно использовать во многих отделах — везде, где важно регулярно отслеживать выполнение планов.

Полезно создавать чаты и под общие задачи компании — например, под поиск нового офиса. Тогда все сотрудники, которые задействованы в поиске, сбрасывают фотографии и дополнительную информацию в один чат, затем вместе обсуждают каждое помещение и делают выбор.

Треды и короткие ответы

Треды в чатах Compass мы используем, чтобы собрать всю информацию по задаче в одной ветке. Под каждую новую задачу пользователи пишут всего одно сообщение, а дальнейшее обсуждение ведут под ним. Даже если комментариев становится много, избежать хаоса помогает функция цитирования.

Усовершенствовать работу тредов и всего мессенджера можно с помощью коротких сообщений. Мы для этого используем цифры. Сотрудник, которому важно получить мнение руководителя по задаче, пишет подробное сообщение, предлагает несколько вариантов ответа и нумерует их. Руководитель в комментарии к сообщению пишет только номер. Время, потраченное на ответ, сокращается в несколько раз.

Реакции как полноценный инструмент

Реакции — не просто привычные эмодзи, которые позволяют команде выразить свои эмоции по тому или иному вопросу. При правильном использовании они выполняют несколько функций:

• Служат подтверждением того, что пользователь ознакомился с важной информацией — например, с новостью, которую разместил руководитель.

• Демонстрируют поддержку со стороны коллег. При решении сложных задач такая поддержка необходима и является дополнительным положительным стимулом.

• Помогают разделять задачи по статусам. Реакция «плюс» может означать согласие, а зеленой галочкой удобно обозначать завершенные задачи. При помощи эмодзи с изображением глаз можно оповестить, что редактор начал проверку текста.

Как только использование эмодзи станет осмысленным и автоматическим, количество лишнего текста в чатах и тредах сильно сократится — это сэкономит еще больше времени на поиск необходимой информации.

Правила тоже важны

Культура взаимодействия в компании — это система, которая выстраивается по своим правилам. Они должны быть простыми, понятными и известными всем сотрудникам. Если в компании принято, что завершенные задачи отмечаются галочкой, то это должны знать все. То же самое касается коротких сообщений, формирования отчетов и всех остальных инструментов.

Еще одно важное правило звучит так: «одна задача — одно сообщение». Вся информация, которая касается поставленной задачи, должна обсуждаться в треде. Тогда общий чат не засоряется, а найти нужные комментарии не составит труда даже через несколько месяцев.

Чтобы у сотрудников не возникало вопросов, каждая команда должна разработать свой регламент для общения в корпоративном мессенджере. В то же время, не стоит придумывать правила ради правил. Если какой-то инструмент не приносит объективной пользы руководителям или сотрудникам, загонять его в рамки не стоит. Культура взаимодействия должна быть комфортной для каждого участника и в меру гибкой.

Плюсы «мобильного офиса» для руководителя

При использовании всех перечисленных инструментов корпоративный мессенджер превращается для руководителя в «мобильный офис», в котором управлять компанией можно на смартфоне. При этом руководитель получает:

• Порядок во всех чатах. Текущие либо завершенные задачи, отчеты, счета по всем отделам — все это легко найти и просмотреть.

• Самостоятельную команду. При правильной организации процессов каждый сотрудник хорошо понимает, кто и за что отвечает, кому можно задать вопрос, и у кого попросить помощи.

• Возможность участвовать в принятии важных решений, тратя на это минимум времени и сил. Комментарии в виде цифр можно оставить в перерывах между деловыми встречами.

• Вовлеченность сотрудников. Когда вся команда, все процессы и результаты находятся на виду, работники активнее вовлекаются в процесс и больше заботятся о результате.

Даже если руководитель находится в другой стране, правильно настроенный корпоративный мессенджер позволяет ему эффективно управлять командой и быстро давать качественную обратную связь.

Плюсы «мобильного офиса» для сотрудников

Формат «мобильного офиса» приносит пользу не только руководителю, но и команде, каждому ее участнику. Для сотрудников преимущества такие:

• Четкая структура рабочего пространства. На поиск информации, постановку и решение задач тратится меньше времени.

• Уверенность в том, что руководители всегда на связи и быстро ответят на грамотно сформулированный вопрос.

• Экономия времени, которое уходит на общение с командой. При этом качество взаимодействия только повышается. Вместо сообщения «коллеги, смотрю задание, скоро дам ответ» можно поставить реакцию — и все будут понимать, что происходит.

• Повышение личной эффективности в работе. Любой мозг работает лучше, если есть четкая структура и не нужно отвлекаться на постоянный информационный шум. При таких условиях сотрудники меньше устают и получают больше удовольствия от решенных задач.

Все эти преимущества — результаты, которые мы получили в команде Compass.

Напишите в комментариях, как у вас построено общение в мессенджере, какие видите плюсы и минусы. Будем рады увидеть ваше мнение и ответить на вопросы 😉

Попробуйте корпоративный мессенджер Compass для эффективного управления бизнесом из любой точки мира. Для команды до 10 человек программа бесплатная. Если пользователей больше 10, у нас есть пробный бесплатный период на 30 дней.