4 совета при планировании для тех, кто нацелен на результат
Привет, Пикабу! Я участвую в создании дизайнерского кейса — приложения-ежедневника. Сейчас мы с другом находимся на стадии исследования потенциальной аудитории, поэтому нам нужна выборка для опроса о планировании задач. Будем рады, если вы уделите время :)
Текст ниже написан в качестве бонуса за прохождение опроса, но, возможно, будет полезен и вам. Приятного прочтения!
«Продуктивность – это умение делать вещи правильно, а эффективность – это умение делать правильные вещи» (Питер Друкер)
Продуктивность и эффективность
Наибольшую продуктивность обеспечивает выполнение понятных задач с известным решением. Не обязательно гнаться за количеством — достаточно выполнить их на оптимальном для вас уровне.
Наибольшую эффективность обеспечивает правильная последовательность выполнения задачи. Это работает с объёмными, растянутыми по времени пунктами, в которых важно, в каком порядке и каким образом будет реализован каждый из этапов.
Как мозг принимает решения?
Для экономии энергии наш мозг по умолчанию будет отдавать приоритет задачам, для решения которых потребуется минимум затрат. Мозг принимает десятки тысяч решений в сутки и отлично справляется с выбором правильной последовательности действий, особенно если ему не мешать, подсовывая списки задач. Проблемы и сбои возникают на этапе планирования, когда человек не понимает, что ему нужно и зачем.
Советы по планированию задач
1. Задайте себе утром вопрос: что я хочу получить от сегодняшнего дня? Выпишите несколько пунктов (не менее трёх). Помните о том, что эти пункты не должны вас к чему-то обязывать или искусственно создавать препятствия.
2. По каждому пункту задайте себе вопрос: это то, что мне надо сделать или то, что надо получить? Если написанное — это описание действий, то исправьте на описание результата. Например: сходить в магазин за продуктами --> приготовить суп, съездить в университет --> сдать работу / законспектировать лекции и т.д. Идите чуть дальше «действий ради действий».
3. При планировании задач концентрируйтесь на результате от их выполнения. Если вы представляете себе конечную цель, то вы избавите себя от ненужной декомпозиции в случае простой задачи и, наоборот, сможете разбить комплексную задачу на составляющие с промежуточными результатами.
Например, задача «встретиться с друзьями в кафе» простая, так как результат интерпретируется однозначно и всё, что вам нужно — выбрать кафе и позвать друзей. Задача «написать и опубликовать рассказ» — сложная, комплексная, так как перед этим необходимо придумать идею, собрать фактуру, написать черновик, отправить на вычитку, внести правки и т.д.
4. После получения списка результатов проверьте их ещё одним вопросом: почему этот результат для меня важен? Если результат есть, а важность его непонятна — поменяйте формулировку или результат, чтобы стало понятно, зачем он нужен.
(٭) Ревизия времени
Планирование задач также затрагивает тайм-менеджмент — систему управления временем в целях повышения эффективности деятельности. Тайм-менеджмент включает в себя различные техники, и чтобы подобрать оптимальную для себя технику, нужно определить свой тип восприятия времени (Р. Льюис, Э. Холл).
Условно выделяют четыре типа:
- Линейный — способность планировать и умение организовать себя для выполнения намеченного. Вы цените людей пунктуальных и дисциплинированных. При взаимодействии с людьми, которые часто меняют приоритеты и не соблюдают договорённности, у вас возникает внутреннее напряжение и негодование.
- Параллельный — способность брать на себя решение нескольких задач одновременно. Ваше внутреннее ощущение подсказывает вам, когда необходимо ускоряться и как сделать правильный сиюминутный выбор. То есть, определять для себя приоритеты и выбирать наиболее эффективное дело или времяпрепровождение на настоящий момент.
- Циклический — ориентированность на собственное состояние. Когда вы настроены подходящим образом, то можете сделать за пару часов ту работу, которую другие выполняли бы неделю. Однако если вас будет что-то отвлекать, то даже несложные задачи отнимут у вас много времени.
- Социальный — зависимость от обстоятельств. Для такого типа характерно деление времени на «своё» и «чужое»: «своё» — всё, что кроме работы, а «чужое» — всё, что на работе. В «чужое» время вы можете проявлять неэффективность, растерянность, однако в «своё» время вы невероятно эффективны. Такому типу необходимо всегда работать с мотивацией и пониманием того, что поставленная задача — ваш персональный выбор.
Определив ваш тип, следует выяснить, на что вы действительно тратите время. Для этого достаточно разделить свои дела на категории и посчитать, сколько времени уходит на каждую из них. Также нужно понять, сколько времени вы на самом деле работаете, а сколько уходит на отдых и прокрастинацию — тот самый скроллинг ленты соцсетей и болтовня с друзьями.
Вы можете в течение недели записывать свои дела в часовых интервалах, то есть по прошествии одного часа вы с точность до 5-10 минут записываете что вы сделали. Почему неделя? Потому что бывают дни разгрузочные, а бывает настолько заполненные делами, что ни на что не хватает времени. Для объективных данных необходим диапазон дней, который включает в себя как лёгкие дни, так и тяжёлые.
Ссылки
Материал основан на статьях:
- Почему списки задач никогда не приведут вас к результатам
- Всё, что нужно знать о тайм-менеджменте
Автор иллюстраций: Iconscout Store