11 правил делового этикета, которые должен знать каждый сотрудник⁠⁠

В эпоху интернета, соцсетей и дистанционки общение все больше перетекает в онлайн — в том числе на работе. Как сохранить границы в цифровом пространстве и что писать, чтобы вас правильно поняли? Мы в hh.ru собрали базовые правила деловой этики, которые помогут создать экологичную атмосферу в коллективе и корректно общаться с клиентами и подрядчиками.

1. Обращайте внимание на статус в сети

Если, например, у коллеги стоит значок «На обеде» или «Погружен в задачу», беспокоить его в это время не стоит. Когда все-таки нужно передать что-то срочное, лучше отправьте отложенное сообщение или месседж без уведомления.

2. Общайтесь в нейтральном стиле

Но это не значит, что нужно превращать переписку в панибратский разговор — или наоборот, в канцелярскую беседу. Нужна золотая середина, ведь по работе мы общаемся как с постоянными коллегами, так и малознакомыми. А еще с клиентами, подрядчиками — кто знает, как они воспримут неформальный стиль общения.

Конечнно, многое зависит от внутренних порядков компании. И все же в деловой переписке постарайтесь свести к минимуму уменьшительно-ласкательные и искаженные слова («задачка», «пажалустя»), эмодзи и скобки, англицизмы и неформальный сленг, не относящийся к работе.

3. Учитывайте часовые пояса

Особенно когда рабочий день подходит к концу или уже закончился. Возможно, не все сотрудники в вашей компании работают по вашему графику и живут по московскому времени — особенно сейчас, когда набирает популярность удаленка. Перед тем, как писать, проверьте, сколько сейчас времени у коллеги. Для этого, например, загляните в его профиль и посмотрите указанный там город.

4. Придерживайтесь принципа «одна тема — одно сообщение»

Не разбивайте одну мысль на несколько коротких месседжей — так вы можете отвлечь собеседника спамными уведомлениями. К тому же читать такой текст и искать информацию потом неудобно: приходится проматывать многочисленные сообщения. А если нужно поделиться перепиской, то придется помучиться.

5. Не присылайте голосовые без разрешения

Да, войс отправить быстрее и проще — для вас. А коллеге может быть неудобно (или даже невозможно) прослушать ваше сообщение: например, в офисе шум или в рабочем профиле он залогинен на компьютере без звука

Сначала обязательно текстом уточняйте, комфортно ли собеседнику общаться через голосовые. Сами записи делайте краткими и по делу. Не «расстреливайте» коллегу градом войсов: лучше отправить один на 30 секунд, чем шесть 5-секундных с раздражающими уведомлениями.

6. Избегайте двусмысленности

В онлайне сложнее прочувствовать эмоции и посыл собеседника. Даже банальную точку в конце сообщения могут воспринять как пассивную агрессию. Поэтому перед отправкой старайтесь вычитывать текст на расплывчатые формулировки, которые выглядят как насмешки, давление или порицание.

7. Не оставляйте сообщения без ответа

В идеале в рабочей переписке отвечайте на месседжи в первые 15 минут. Если чувствуете, что не успеете — напишите об этом и по возможности укажите, когда освободитесь. И в целом возьмите за правило обозначать сроки, когда вернетесь с фидбеком, чтобы не выпадать из диалога и не заставлять коллег нервничать.

8. Не флудите в рабочих чатах

Их создают для обсуждения исключительно рабочих вопросов. Если вам нужно пространство для более неформального общения, создайте для нее отдельный чат или канал и добавьте туда всех желающих. Так вы не будете отвлекать коллег на ненужную переписку.

9. Оставляйте уведомления включенными в рабочие часы

Даже когда кто-то откровенно спамит в переписке. Если отключите уведомления и отвлечетесь, можете в итоге пропустить важное сообщение, опоздать с задачей или фидбеком клиенту. В выходные, наоборот, лучше включить режим «Не беспокоить» — соблюдать баланс между работой и личной жизнью тоже важно.

10. Персональные обсуждения переносите в личку

Если можете обсудить вопрос в личных сообщениях, не беспокоя остальных коллег — так и сделайте. А когда видите, что общение с коллективом перешло в частное русло и, по сути, вы разговариваете только с одним человеком, предложите собеседнику перейти в приватный чат.

11. Договаривайтесь о созвонах заранее

Лучше как минимум за сутки до беседы, чтобы участники могли подготовиться и перераспределить задачи, если требуется. Сразу обсудите удобное для всех время, в каком формате вести разговор: с видео или только голосом.

Перед созвоном убедитесь, что микрофон исправен и нет посторонних шумов, которые бы мешали другим участникам. Если планируете включать камеру, уделите внимание внешнему виду: оденьтесь так, как если бы приехали в офис.

Советы, которые мы дали, помогут не только на текущей должности, но и при поиске работы, когда пишете сопроводительное письмо или общаетесь с рекрутером в чате. А найти подходящую вакансию можно на hh.ru — на нашем сайте их больше 1,2 миллионов! И еще полмиллиона появляется ежемесячно. Выбирайте работу по душе, занимайтесь любимым делом — и, конечно, помните о деловой этике :)

Реклама. ООО «Хэдхантер»