WMS-система: принципы работы и выбор решения
Перед многими компаниями стоит вопрос: как оптимизировать складскую деятельность и ускорить логистические операции? Эффективным решением является внедрение WMS-системы. В этом обзоре мы рассмотрим, что она собой представляет, как способствует росту продаж и сокращению затрат, а также предоставим руководство по ее выбору.
Что такое WMS и для чего она нужна?
Аббревиатура WMS расшифровывается как Warehouse Management System, что переводится как система управления складом (СУС). Это инструмент, который обеспечивает контроль над всей логистической цепочкой — от приемки товара до его отгрузки, отслеживая перемещения продукции и действия сотрудников. Такую систему внедряют предприятия, занятые в сфере производства, закупок, хранения и реализации товаров.
Функциональные возможности WMS
Функционал WMS-системы покрывает все этапы взаимодействия с товаром: приемку, размещение в зонах хранения, отбор, упаковку, отгрузку, инвентаризацию, учет и контроль работы персонала, а также планирование закупок. Для реализации этих задач система включает две основные части: программную и аппаратную.
Программный компонент
Представляет собой электронную программу с интерфейсом для ввода данных о товаре (текстовых и графических), структуризации информации, автоматизированного формирования отчетов и аналитики. Для удобства часто существуют компьютерная и мобильная версии. Визуально она может отображаться как графическая модель склада.
Аппаратный компонент
Это оборудование, необходимое для работы с данными и распределения товаров: компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны, терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, принтеры для печати этикеток, чипы, камеры видеонаблюдения, весы и конвейерные линии.
В зависимости от возможностей, предлагаемых разработчиком, СУС позволяет интегрировать сервисы учета, государственные системы, резервировать данные, вести справочники и работать с весовым товаром.
Преимущества внедрения WMS
WMS — универсальный инструмент для автоматизации бизнеса любого масштаба, при этом конкретные функции настраиваются под нужды компании. Вот ключевые выгоды для склада:
* Снижение затрат и рост эффективности. Система берет на себя рутинные задачи, что позволяет оптимизировать численность персонала и рационально использовать складское пространство. Заданные один раз параметры автоматически применяются при размещении товаров, что обеспечивает равномерное заполнение зон хранения, снижает риски потерь, порчи, дефицита или переизбытка.
* Актуальная информация в режиме реального времени. Руководитель может в онлайн-режиме через смартфон отслеживать действия сотрудников, перемещения товаров, процессы приемки, списания и остатки. На основе этих данных формируется отчетность.
* Оптимизация работы сотрудников. Влияние человеческого фактора минимизируется. Штрихкодирование, фиксация действий каждого работника и автоматический подсчет остатков предотвращают кражи и недостачи.
* Автоматизация документооборота и отчетности. Система содержит готовые бланки документов, мгновенно формирует отчеты и аналитику, имеет функцию автозаказа. Это ускоряет процессы и удешевляет проведение инвентаризации, делая пересорт, просрочку и потерю товара редкими исключениями.
* Повышение лояльности клиентов. От работы склада зависят продажи, отзывы покупателей и рейтинг интернет-магазина. Быстрая и аккуратная доставка положительно влияет на впечатление клиента и повышает шансы на повторный заказ. Своевременная отгрузка на маркетплейсы и поддержание наличия товара способствует лучшему продвижению товарных карточек в поисковой выдаче.
Типы WMS-систем
По формату WMS делятся на автономные и облачные. Выбор зависит от потребностей бизнеса.
* Автономные решения. Работают на локальном сервере компании без необходимости доступа в интернет. Это более ограниченный вариант, который сложно масштабировать и интегрировать с другими сервисами. Однако крупные компании часто выбирают его из-за широких возможностей кастомизации и повышенной уверенности в защите информации. Стоимость приобретения выше, но оплата является разовой.
* Облачные решения. Функционируют через интернет, позволяя подключаться к системе с любого устройства и работать удаленно. Такие платформы более гибкие, легко адаптируются под пользователя, позволяют быстро добавлять новые функции и интегрироваться с банковскими системами, госсервисами и маркетплейсами. Все транзакции хранятся на сервере и доступны в любое время. Для работы требуется стабильный интернет и регулярная абонентская плата.
Как выбрать WMS-систему
При поиске подходящей системы следует отталкиваться от специфики компании, бюджета и задач. Программа должна справляться с объемом работ, иметь нужный функционал и предоставлять дополнительные опции. Базовые критерии выбора:
1. Функционал и интерфейс. Необходимо проанализировать предлагаемый набор инструментов и настройки. Система должна быть адаптивна к масштабированию, а ее интерфейс — интуитивно понятен и удобен для персонала.
2. Специфика бизнеса. Запросы зависят от сферы деятельности, размера склада, типа продукции и модели monetization. Например, оптовым компаниям важна работа с большими объемами, а торговцам продуктами — инструменты для контроля сроков годности.
3. Масштаб и структура складов. Чем больше зон хранения и категорий товаров, тем более широкий инструментарий требуется от WMS.
4. Стоимость и сроки внедрения. Подключение может занимать от нескольких дней до месяцев. Цена варьируется и зависит от сложности проекта. Выгодные условия часто предлагаются при оплате подписки на несколько месяцев вперед. Выбирать следует по соотношению цена-качество, а не только по низкой стоимости.
5. Интеграция с другими сервисами. Возможность подключения к платёжным системам, мессенджерам и маркетплейсам упрощает логистику.
6. Обучение и поддержка. Наличие структурированного обучения для сотрудников и оперативной технической поддержки на этапе внедрения критически важно.
Из чего складывается стоимость WMS?
На цену системы влияет стоимость базового тарифа, количество подключаемых модулей, привлечение программистов для внедрения, число пользователей и объем интеграции со сторонним ПО. Рациональное использование WMS быстро окупает вложения за счет экономии времени и снижения издержек, что в конечном счете стимулирует рост продаж.
WMS и ERP-системы: основные различия
ERP (Enterprise Resource Planning System) — это система планирования ресурсов предприятия. В отличие от WMS, она не охватывает все складские процессы, а выполняет учетную функцию, автоматизируя управление в одном направлении. Ключевые отличия ERP:
* Это не самостоятельное ПО, а модуль в составе корпоративной системы.
* Данные об операциях вносятся в общую базу и обрабатываются постфактум, что не позволяет отслеживать работу склада в реальном времени.
* Учитывается не физические параметры товара (вес, размер), а его количество и стоимость.
* Система ориентирована на отслеживание документов и анализ объектов по упрощенной схеме, тогда как WMS отслеживает перемещения товаров и работу персонала, оперативно анализируя любые типы грузов.
Таким образом, WMS обладает широкими возможностями для контроля и оперативного управления складом, в то время как ERP больше подходит для учета, планирования и решения простых задач, таких как приемка или отгрузка.
Этапы внедрения WMS-системы
Чтобы система принесла максимальную пользу, внедрять ее следует поэтапно.
1. Техническое задание. Формулируются цели, задачи, существующие проблемы и требования к функционалу. Составляется детальный план со сроками и ответственными сотрудниками.
2. Настройка и интеграция. Устанавливается ПО, подключаются дополнительные сервисы, загружаются данные пользователей и настраиваются их права доступа.
3. Тестовый запуск. Проводится тестирование всех модулей для выявления ошибок и недостающих функций.
4. Окончательное внедрение. После успешного теста система переводится в рабочий режим. На этом этапе важна поддержка специалистов для мониторинга и устранения проблем.
5. Обучение сотрудников. Персонал осваивает работу с системой с помощью инструкций от разработчика или внутреннего обучения, что снижает количество ошибок и ускоряет окупаемость.
Дополнительные возможности WMS
При выборе системы стоит обратить внимание на дополнительные опции, которые повышают удобство использования.
* Интеграция с другими системами. Это может быть поддержка мобильных устройств, интеграция с банками, упаковочными линиями, мессенджерами и программами лояльности.
* Демо-версии. Бесплатный тестовый доступ на 1-2 недели позволяет оценить скорость работы, удобство интерфейса и соответствие системы задачам компании.
* Использование интеллектуальных технологий. Голосовое управление, искусственный интеллект, дополненная реальность и складские роботы повышают эффективность, выполняя больший объем работы без потери концентрации.
Заключение
WMS-система — это практичный инструмент для компаний любого размера и сферы деятельности. В условиях растущих требований к скорости доставки и развития маркетплейсов склад без СУС серьезно проигрывает конкурентам. Автоматизированная программа выполняет за секунды операции, на которые вручную уходят часы, минимизируя ошибки, оптимизируя хранение и ускоряя логистику. Чтобы извлечь максимум пользы, необходимо заранее проанализировать свои потребности и подобрать систему с соответствующим функционалом.
