Как создать базу данных или каталог файлов

Здравствуйте господа Пикабушники! На Пикабу недавно и это мой первый пост. Срочно нужна помощь людей кто немного разбирается в программировании. В общем ситуация следующая: на работе предстоит собрать довольно большой объём данных от различных заказчиков (в основном это будут pdf, doc и dwg файлы), чтобы в дальнейшем их использовать, активно мониторить срок их действия и прочее. Проблема в том что зная себя и "ответственных" заказчиков в результате на компе получиться помойка из кучи дублирующихся файлов где в одном какой-то страницы не будет хватать а в другом будет, что то как всегда окажется не в своей папке и так далее. А данную работу предстоит выполнять в будущем очень часто.

Поэтому возникла идея о создании что то типа каталога или БД файлов с тегами и прочей ерундой для простоты поиска и так далее. Так как документы в основном типовые, то хотелось бы при добавлении в БД или каталог какого нибудь файла, выскакивала форма для заполнения основной информации (дата получения, дата окончания, номер и т.д.). Также в дальнейшем будет происходить выборка из этих документов и они будут "сшиваться" в один pdf файл, поэтому хотелось бы иметь возможность выбирать и выгружать из этого каталога(или БД) выбранные файлы в отдельную папку для работы с ними. Можно было бы создать подобную БД в Access, но насколько я знаю файл БД там ограничен 2 гб.

Поэтому прошу помощи более грамотных в данном вопросе людей, с помощью каких средств я могу реализовать данную задачу. Немного знаю VB но далеко не на том уровне который требуется. Если есть возможность у кого нибудь скинуть ссылку или мануал какой нибудь по этому вопросу.