Чек-лист по отправке email-писем⁠⁠

Как часто вы отправляете письмо не тому человеку? Без темы? Или с другими нелепыми ошибками? Перед вами небольшой помощник по электронным письмам. Сохраните его у себя под рукой, чтобы в нужный момент (например, при отправке очень важного сообщения) провериться по нему и не допустить ошибок.

№1. «Кому отправляем?»

Совсем не хочется, чтобы конфиденциальная информация попала дизайнеру, который делал ваш сайт, или коллеге с прошлой работы. Перед отправкой обязательно проверьте email получателя и убедитесь, что именно ему вы должны доставить сообщение.

№2. «Потерялось вложение!»

Печальная ситуация — написали в тексте сообщения, что прикрепляете документ, а в итоге забываете про него. Убедитесь, что вложение в письме есть, и переходите к следующему пункту.

№3. «Где же тема?»

Тема письма = название книги или статьи. Согласитесь, вам вряд ли бы захотелось открывать безымянное произведение.

Помните, что тема должна быть понятной и краткой (без сочинений о добре и зле…). Ваша цель — дать название, по которому получатель сможет быстро найти письмо.

№4. kotenok1989@... это кто?

В идеале название вашей почты должно содержать в себе имя и фамилию, но бывают разные случаи. Чтобы получатель определил, кто ему написал — укажите имя и фамилию, название компании (если есть), должность и контактные данные.

№5. «Который час? 2:38?»

Две причины не отправлять письмо в это время:

1. Усталость за день даст о себе знать. Будут опечатки и другие ошибки, которые могут повлиять на репутацию.

2. Утренняя почта просто вытеснит сообщение, которое отправлено ночью.

А что вы еще проверяете перед отправлением важного email-письма?