7 потерь эффективности⁠⁠

Михаил Алистер, спикер по автоматизации бизнеса в СНГ и автор книги «Сверхпродуктивность», говорит, что в методологии бережливого производства есть такой термин, как «муда». Под ним подразумевают то, что потребляет ресурсы, но не приносит пользы. Если найти такие потери, можно стать намного эффективнее.

Потери из-за перфекционизма

Быть перфекционистом — это неплохо, но нужно понимать, какие дела действительно требуют тщательной концентрации, большого количества вложенных усилий и времени, а каким стоит уделять максимум полчаса. Потерями из-за излишней обработки можно считать уборку, которая длится целый день, хотя могла бы занять два-три часа, повторная глажка одежды из-за миниатюрной складки и так далее. Желание сделать все идеально мешает успевать то, что вы запланировали на день. Чтобы избежать этого, прислушайтесь к нескольким советам:

• откажитесь от подхода «все или ничего» — выполнять каждую задачу на 5+ невозможно. Вы живой человек, на которого влияет много факторов, поэтому можете себе позволить сделать работу не идеально;
• пересмотрите мотивацию — такие фразы, как «я должен», «мне обязательно нужно сделать» лучше исключить из своего лексикона. Замените их на «я решил», «мне хочется», «сейчас я могу»;
• «ешьте слона по кусочкам» — разбивая большую задачу на несколько маленьких, вы существенно упрощаете себе работу. Чтобы не терять мотивацию, награждайте себя за каждый успешно сделанный шаг: купите любимый десерт, сходите в кино с друзьями или выделите время на спорт;
• воспринимайте ошибки как награду — на ошибках учатся, это известно всем. Поэтому каждый промах нужно анализировать, делать выводы и двигаться дальше, а не ругать себя за оплошность.

Потери из-за лишних движений

Самый яркий пример — дорога на работу. Давайте представим, что вы тратите на нее час, туда-обратно — уже два часа. Если у вас пятидневка, в месяц получается 40 часов, а в год — 480! Хорошо, если вы распоряжаетесь этим временем с пользой для себя, например, слушаете аудиолекции. А если просто смотрите в окно? Самым оптимальным вариантом в этом случае будет арендовать квартиру в пяти минутах ходьбы от офиса. У вас не только появится больше свободного времени по утрам, которое можно потратить, например, на пробежку, медитацию или составление списка дел. Вы также будете больше общаться с членами семьи, найдете пару часов для хобби и так далее.

По такому же принципу стоит выбирать детский сад и школу — удобно, когда они располагаются максимально близко к вашему жилью и вы тратите 10 минут на то, чтобы отвести туда ребенка. Если вам надоело постоянно включать и выключать свет в коридоре, купите лампочки с датчиками движения, встраиваемые прямо в цоколь, а если грязные тарелки начали сниться в кошмарах, облегчите себе жизнь при помощи посудомоечной машины. Старайтесь оптимизировать все.

Потери из-за неправильного расчета времени

Развитие навыков и долгосрочные рабочие проекты требуют высокой концентрации. Вы думаете, что у вас в запасе есть несколько часов или даже целый день для выполнения задачи, однако мелкая работа в виде звонков, электронных писем, заполнения таблиц отнимает гораздо больше времени, чем кажется изначально. Обобщенные данные из приложения для отслеживания времени RescueTime наглядно демонстрируют, что непрерывная работа в течение дня составляет всего 1 час 12 минут. С такими темпами все важные задачи, запланированные на понедельник, будут выполнены в полном объеме в лучшем случае к концу среды.

Позаботьтесь о грамотной защите от отвлекающих факторов. Если у вас в запасе всего пара часов, постарайтесь сконцентрироваться на масштабной цели, даже если хочется уделить время повседневным делам. Что касается административных задач, не требующих большой сосредоточенности — выполняйте их между встречами и совещаниями, когда у вас появятся свободные 15-20 минут.

Потери из-за запасов

В плотном графике редко получается найти время на поход по магазинам. Поэтому мы выбираем один день, в большинстве случаев выходной, и закупаемся на неделю или две вперед. Увы, далеко не всегда выходит съесть все продукты до окончания срока годности, а потому приходится выбрасывать их в мусорное ведро. Или другой пример: поддавшись минутной слабости, мы покупаем много одежды, которая в итоге просто висит в шкафу, дожидаясь своего звездного часа. В итоге гардероб переполнен, а мы чувствуем угрызения совести из-за того, что деньги потратили, а носить вещи не хотим. Лучше сразу просчитывать все покупки, тщательно взвешивая каждый пункт, чтобы потом не жалеть о своем выборе.

Потери из-за нереализованного потенциала

Речь не о человеческих способностях и талантах. Смысл вот в чем: люди покупают земельные участки, но не пользуются ими и не сдают в аренду. Или заселяются в трехэтажный дом, а живут только на одном этаже. Или тратят все выходные на уборку, хотя могли бы нанять специалистов из клининговой компании, а освободившееся время потратить на саморазвитие или работу. Все это считается нереализованным потенциалом. Можно не тратить огромные суммы на оплату коммунальных услуг, а выбрать дом поменьше. Что касается земли, то ее лучше продать, а вырученные деньги — вложить.

Потери из-за спешки

У людей, которые ничего не успевают и живут в бесконечном стрессе, часто диагностируют «синдром спешки» — навязчивое желание выполнять как можно больше задач за короткий промежуток времени. Этот термин ввели кардиологи Мейер Фридман и Рэй Розенман, обнаружив, что многие пациенты жалуются на недостаток времени, сокрушаясь, что в сутках всего 24 часа.

Люди, у которых обнаружен этот синдром, быстро думают, говорят и действуют. Со стороны может показаться, что это высший уровень продуктивности, однако все не так просто. На самом деле они работают на износ, без перерывов, чувствуют постоянное напряжение и страх что-то не успеть. Из-за этого продуктивность снижается. Кроме того, «синдром спешки» провоцирует повышенную выработку кортизола, гормона стресса. Впоследствии это может привести к серьезным проблемам со здоровьем, например, депрессии.

Потери из-за дефектов

Wi-fi время от времени сбоит, но вы не вызываете мастера, а перезагружаете роутер в надежде, что на этот раз всё заработает. Колесо стабильно спускает раз в три дня, но вы не меняете его, а пользуетесь насосом. Холодильник постоянно ломается, но вам проще стать постоянным клиентом ремонтного сервиса, чем купить новый. Знакомо? Это тоже потери. В жизни происходит много ситуаций, которые можно сравнить с попытками пилить дерево тупой пилой. Но ведь намного проще и выгоднее один раз потратить время и усилия на заточку инструмента, чтобы потом повысить свою продуктивность в несколько раз.