Выделяют 3 компонента Lean поведения:
1. Ежедневные встречи (Daily Huddles) для поддерживания коммуникации внутри команды, определения возможностей для улучшений и обзора производительности
2. Визуализация (Visual Management) такая, чтобы все, кто вовлечены в процесс предоставления услуг, могли бы увидеть производительность процесса или команды в любой момент и вместе определить зоны для улучшения
3. Возможности для улучшения должны быть проанализированы, и решения должны быть отслеживаемы в Тактическом плане улучшения (Tactical Improvement Plan (TIP))
Применение ключевых поведенческих типов может изменить вас из ситуации с:
- Изолироваными проблемами
- Нашими препятствиями на работе, которые стали только нашими
- Общением как проблема
- Негативной окружающей обстановки
К эффективной и продуктивной обстановке с
- Достижимыми целями
- Структурированной работой
- Более открытым общением
- Позитивной обстановке
Поговорим о каждом типе по отдельности и начнем с Daily Huddle или ежедневных встреч
Зачем нам нужны Daily Huddles?
Вне зависимости от того, где вы находитесь в иерархии компании, ежедневные встречи – прекрасный способ для любой команды стать вовлеченными, равными, определить проблемы и начать изменения в культуре группы
Встречи задают тон, направление и цели на день и предоставляют средства для оперативного сотрудничества с командой
- Улучшение производительности
- Определение проблем
- Коллективный разум
- Четкая коммуникационная модель
- Собирает всех вместе, чтобы предоставить быструю и четкую коммуникацию
- Командная работа
- Исключает недопонимания, лишние письма, ненужные перерывы
- Повышает уровень производительности
Ежедневные встречи позволят всем понять, чего должна достичь команда в этот день
- Использование ежедневно 15-минутного промежутка повысит коммуникацию и синхронизирует команду
- Определение ежедневных прогресса и проблем позволит команде сфокусироваться
- Предотвращает недопонимание – все получают одинаковую информацию в одно и тоже время
Что это даст вам, как руководителю команды:
- Сбор взглядов/мнений от тех, кто работает на месте
- Понимание настроения команды
- Определение потенциальных конфликтов
- Построение доверия
- Общая коммуникация
- Предоставление пояснений к сообщениям
- Установка настроения на день со списком активностей и приоритетов
- Инициирование местного плана улучшений
- Празднование успеха
Что это даст вам, как члену команды:
- Понять, как команда работает
- Знать “На что я подхожу?”
- Эскалировать проблемы
- Поделиться опытом
- Получить информацию напрямую
- Быть вовлеченным в план улучшений
Предложения по внедрению ежедневных встреч и прививанию их как культуры поведения
- Максимизируйте посещаемость – найдите промежуток во время анализа запроса и возможностей, в идеале в начале дня
- Используйте визуализацию – организовывайте встречи у доски
- Если обсуждения требуют больше времени и усилий, организуйте их offline, напр., анализ причин, специфические обсуждения улучшений
- Мобильные телефоны выключены, никаких ноутбуков
- Обратите внимание – если вы за своим столом, не используйте ваш компьютер в течение митинга, только для обзора относящихся к митингу проблем
- Только один человек говорит, уважение к друг другу обязательно
- Вовлекайте всех – вовлекайте тех, кто проявляет негатив по средствам языка тела или стесняется говорить
- Повеселитесь – заканчивайте ваши встречи на подъеме (анекдотом или цитатой)!
Что СТОИТ и НЕ СТОИТ делать
- Делайте акцент на WIIFM (What in it for me) – достижение KPI, связь с целями, цели, связь с бонусом
- Представляйте с убежденностью – управляйте, даже если не уверены в необходимости
- Будьте готовы направлять – предоставляйте своевременные новости, информацию и ответы
- Поощряйте участие – передавайте руководство и управляйте посещаемостью
- Используйте доску – визуализация работает и фокусирует
- Будьте креативны – используйте инструменты для общения
- Встаньте – если встреча личная
- Не затягивайте – пусть встреча будет короткой, живой и по делу!
- Не решайте проблемы – озвучьте проблему, уберите ее. Это встреча для общения!
- Не пугайтесь меняться и не позволяйте остановить вас в вашем изменении – ежедневные встречи может быть сложно внедрить и сделать это командным ритуалом, но уже доказано, что это эффективный механизм для объединения команды для достижения улучшений и управления производительностью
На этом на сегодня все.
До встречи!
С уважением,
Lean Skipper, Lean Six Sigma Yellow Belt Practitioner.