О том, как вести дела с небольшими бюджетными организациями.⁠⁠

Читая ленту Пикабу о том, как вести бизнес в России, о стартапах и иже с ними, я увидел большого количества постов о специфической группе клиентов "Бюджетные организации".

Хотя этот пласт клиентов очень и очень важен на мой взгляд для любого бизнеса. И хотелось бы пояснить свою точку зрения ниже.

Во-первых, бюджетники являются универсальными потребителями абсолютно всех видов услуг и товаров (за исключением роскоши и алкоголя, в силу действующего законодательства). Поэтому просто необходимо иметь их в своей обойме.

Предлагая услуги бюджетной организации, нужно знать обязательные, положительные и отрицательные моменты ведения дел с ними. Ниже изложенное мое частное мнение.

Обязательные моменты:

1. Вы должны быть юридическим лицом - ООО или ИП - это не важно. Бюджетники в массе своей - официальные ребята и поэтому все денежные взаиморасчеты с вами будут вестись через банковские организации. Может на первых этапах (чаще всего это какие-то экстренно-срочные ситуации) к вам и будут обращаться как к исполнителю без требования официальности, но чтобы перевести эти отношения в долгосрочную перспективу следует задуматься о том, чтобы стать "белым" хотя бы в секторе взаимодействия с ними.

2. Хороший договор. Ну нужен какой-то заумный дорогостоящий, сделанный мега-юристом документ на 20 листах мелким шрифтом, описывающий ваше взаимодействие с бюджетником, но и просто бумажка не подойдет, ибо чревато. Без хорошего договора можно нарваться на множественные подводные камни бюджетного процесса, которые совсем не очевидны простым смертным. В бюджете все имеющиеся средства у учреждения разделены по статьям расходов, что и является основным, на мой взгляд, отличием бюджетника от простых организаций. Переводя с русского на русский - если у учреждения деньги на одной статье расходов, а вы оказываете услуги, подподающие под другую статью расходов: а ) - вы будете долго ждать оплату, пока сделают передвижку или РБС {распорядитель бюджетных средств} даст денег на именно вашу статью расходов; б) с вами не будут работать ;). Тут открываются "недокументированные" возможности, которые проверяющими органами могут быть трактованы как нецелевое использование бюджетных средств, а вами  иногда как решение вопроса о финансовом взаимодействии с бюджетником, но это тема для отдельной статьи, если кому будет интересно.

Договор должен учитывать специфику бюджетной организации (например авансирование не более 30% цены договора) и другие тонкости. В договоре обязательно правильно и однозначно прописывается предмет договора - это важно, т.к. от этого будет зависеть, с какой статьи расходов вам будут платить... или не платить вовремя ;) и сроки оплаты. Остальные моменты, я вас уверяю, появятся в вашем договоре после пары-тройки скользких моментов, если вы не будете зарекаться больше с бюджетом не связываться =))). В дальнейшем я выложу отдельную статью о договоре с бюджетниками.

3. Продукция, товар, услуга, предоставляемые вами, имеют надлежащие документы, подтверждающие качество - это ой как важно, чтобы не привлекать к себе нежелательное внимание надзорных органов, коих в России несчетное множество (Роспотребнадзор, СЭС, Ветнадзор... УБЭП). С другой стороны, если если вы сговорчивы и готовы по требованию бюджетника озадачится (иногда в убыток себе) заменой\постпродажным сервисом, но если вы несговорчивы, однозначно наживете себе массу проблем. Люди, работающие в бюджете, в массе своей наемные и при этом склонны избегать ответственности любыми способами, они довольно щепетильно относятся к событиям, связанным с вниманием к нижней-тыльной части их туловища (которое всегда возникает, если что-то идет не так в учреждении), таким образом все стрелки будут переведены на вас, особенно если вы имели к проблеме непосредственное отношение. И первый кто пойдет в расход или будет выставлен виноватым это будете вы, даже не сомневайтесь. Особенно неприятно когда бизнес-отношения вы выстраивали с администрацией бюджетного учреждения, которые затем логично спускаются на подчиненных, а похороны этих отношений инициирует бездарная пешка прикрывающая вами свой зад и бесконечную некомпетентность. Случается и такое.

К положительным я отношу:

1. Платежеспособность. Если вы заключили договор и выполнили свои обязательства (услуги, работы, поставка товара), с вами всегда рассчитаются, но иногда с нюансами, указанными в разделе отрицательных моментов.

2. Высокая лояльность - не знаю, как в крупных городах, на периферии, к которой я отношу свой бизнес, если вы работаете с бюджетом и хорошо делаете свое дело, вас не сменят на другого поставщика, даже если с вами случаются проколы (не явились по первому чиху, незначительные нарушения сроков) даже если вы действуете в высококонкурентной сфере бизнеса. Хотя хороший тон в ведении дел приветствуется во всех сферах и это самоочевидно.

3. Сарафанное радио. Мое любимое в бюджете: если вы нормальные ребята, вам будут звонить новые клиенты, уже ориентированные вашими имеющимися клиентами. Т.к. для этой среды характерны всякого рода совещания и собрания, инициируемые вышестоящими организациями, на которых (вместо основной части, скучной до жути) идет интенсивный обмен информацией, в том числе по хорошим поставщикам. Становится отдельной задачей попасть на тематическое мероприятие и пропиариться там, тут главное не вызвать отторжения и не навязать свои услуги.

4. Смежные задачи. Я отнес это к положительным. Если у вас не узкоспециализированный бизнес, то при работе с бюджетниками регулярно появляются задачи, выполнение которых рано или поздно приведет к расширению перечня оказываемых вами услуг, ассортимента товаров и т.д. А так же это стимул развиваться и учиться. При этом на этапах становления "новых" направлений к вам не будут предъявляться какие-то сверх требования. Что не может не радовать.

5. Кампанейство. Я понимаю под этим склонность бюджетников действовать в одном ключе и по команде сверху. Если вышестоящим руководством затеяна какая-то кампания (информационная безопасность, видеонаблюдение и пропускной режим и масса их) то не сложно предложить свои услуги сразу группе клиентов, при этом сэкономить на расходах используя однотипность задачи. Тут главное держать ухо востро и следить за официальными заявлениями местечковых говорящих голов. Ну а если вы дожили до связей наверху и инсайдерской информации тут и говорить неочем.

Отрицательные моменты:

1. Отсутствие единой точки контакта с клиентом. Потеряны документы или забрать вторые экземпляры, ой я не знаю позвоните в бухгалтерию. Когда оплата? Не знаю начальника нет, это к нему. Приемка товара в назначенное и заранее оговоренное время, ой ну что вы, никого сегодня нет, давайте завтра. Некомпетентность рядовых сотрудников выраженная в отсутствии формулировок требований и задач. Непонимание сотрудником, на которого делегированы полномочия по взаимодействию с вами как с исполнителем, своих задач и состояния дел в целом.

2. Хотелки, постоянно выходящие за рамки договора но включаемые в оговоренный прайс. Наверное везде так.

3. Перманентное нарушение сроков оплаты. Нужно сразу похоронить мечты об оперативности при работе с бюджетниками. Большие суммы всегда заморожены в массе клиентов.

4. Постоянно изменяющиеся требования к базовой услуге (договору). Это я связываю с постоянными изменениями действующего законодательства и взаимоисключающими требованиями вышестоящих организаций. Наличие информационно-правовой системы (Консультант, Гарант, ИТС 1С) становится просто необходимостью и дополнительной статьей расходов независимо от того чем вы занимаетесь. Особенно шикарны перегибы местечкового законодательства и незадокументированные распоряжения (не допускать заключения договоров с нерезидентами региона (города), например ... и масса их).

5. Ограничение сделок по размеру выплат (потолок цены договора). Если у вас нет электронной подписи и навыка работы с торговыми площадками, можно забыть о крупных сделках. На бюджетные организации наложены жесткие ограничения на заключение договоров без конкурса. Для массы основных это сделки до 100 т.р., для образовательных и относящихся к ним до 400 т.р., на сделку. Более подробно можно почитать в ст.93 ФЗ-44. Лихо обернуть подвернувшийся товар в навар (пусть он и востребован) уже становится нетривиальной задачей.

6. Авральные режимы работы. Часто вытекают из положительного 5го пункта и периодов связанных с бюджетным процессом, а именно: жесткая привязка к периодам (квартал, полугодие, конец года) это может обернуться как и позитивным увеличением спроса, т.к. нужно срочно сбросить зависшие бюджеты (а то ай я яй) так и сильным напряжением по всем фронтам. Об отпусках на эти периоды можно смело забыть. Время косить и не умирать.