В этом посте речь пойдет о том, как часто надо делать обзор списка задач и приведу личный пример, как количество задач в списке влияет на выгорание.
Обзор списка задач необходимо делать на регулярной основе. Лучше провести быстрый пятиминутный обзор, чем прокрастинировать над основательным, детальным и глубоким анализом. Обзор должен восприниматься как простая и понятная активность, которая поможет вам дружить со своими делами. Например, можно завести себе привычку – первые 10 минут своего рабочего времени, пока вы пьете кофе, составлять себе список задач на день.
Если у вас стоят даты выполнения у всех задач, то:
Дела на сегодня необходимо просматривать несколько раз в течения дня.
Задачи, которые надо выполнить на этой неделе необходимо просматривать хотя бы раз в день.
Задачи с дальним горизонтом планирования необходимо просматривать минимум раз в неделю.
Если задача несколько дней подряд в списке дел на сегодня остаётся в неизменном виде, вероятность её выполнения резко снижается. В таком случае задачу ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо переформулировать, чтобы избежать «баннерной слепоты».
Для меня общее количество задач в моём таск-трекере – индикатор того, насколько сильно я загружен:
30 задач – минимум, ниже которого я никогда не опускался (новые задачи всегда появляются, да и старые, которые я прокастинирую, тоже всегда есть, кто из нас не без греха).
От 30 до 50 задач – комфортное значение. Это значит я работаю в спокойном темпе, дедлайны не горят, в 19:00 можно уходить домой.
От 50 до 70 задач – это уже очень напряженная работа. Пахать приходится на пределе, весь в мыле, привет переработки.
Самое большое количество задач, которое было у меня в списке – 85. Это уже уровень работы 55+ рабочих часов в неделю на протяжении нескольких недель подряд. Помню, когда увидел это число, очень испугался. Для кого-от это может быть очень много, для кого-то мало (я знаю людей, у которых по 300+ задач в списке). Но будем откровенны, огромное количество задач говорит не о том, какой вы важный и как много у вас работы, а скорее о том, что вы не можете сфокусироваться на важном (сказать каким-то задачам «нет»), и не делаете ревизию своего списка.
Делитесь в комментариях, сколько у вас задач в списке, будем мериться, у кого больше 😄
Если интересны посты о повышении продуктивности своей работы и практические советы об эффективных способах борьбы с прокрастинацией, можете подписаться на мой канал
Продолжаю серию постов с практическими советами о том, как же повысить продуктивность своей работы. В предыдущих постах разобрал, как перестать забывать задачи и жизненную необходимость использования списка задач, как прокрастинация связана с обезьянами, как правильно формулировать задачи и какой таск-трекер для этого использовать.
В этом посте речь пойдет о том, как выбирать задачи, которые необходимо взять в работу (и нет, это не про матрицу Эйзенхауэра), откуда брать себе эти задачи, зачем их нужно хранить в одном месте и почему нельзя пользоваться кнопкой "Отметить непрочитанным" в почте.
1. Бонус к ощущению важности
«Ничто в жизни не важно настолько, насколько вам кажется, когда вы об этом думаете» — писал Даниэль Канеман (автор книги «Думай медленно… решай быстро»).
Он назвал этот эффект «иллюзией фокусировки»: когда дело, о котором мы думаем в данный момент, начинает автоматически восприниматься более важным, чем оно есть на самом деле.
Совет на этот случай — записывать в список все поступающие запросы (задачи). Даже те, на которые по расчётам уйдёт не более 5 минут и которые вы можете сделать прямо сейчас.
Картинка из книг Максима Дорофеева о джедайских техниках
Все новые задачи лучше записать, после чего они станут «задачами из списка». Тогда уже можно приступить к их выполнению (хоть сразу).
Хитрость в том, что, задачи из списка нужно выбирать осознанно. Например, вам пришло какое-то письмо, о чём-то попросил коллега, или вы прочитали сообщение в мессенджере. И вот вместо того, чтобы сразу бежать и делать эту задачу (даже если она займет всего 5-10 минут), её надо занести в список, и посмотреть на все задачи. Во многих случаях, вы увидите там что-то более важное, на что надо потратить ближайшее время. Если же там ничего более важного нет – отлично, выполняете последнюю поступившую задачу и переходите к следующей.
2. Почему все задачи должны храниться в одном месте?
Важно здесь отметить, что мы отвлекаемся не на срочные и слишком важные задачи, а на задачи, которые воспринимаем как срочные. И это не одно и то же. Бонус к ощущению важности — страшная сила. Из-за него важной может казаться даже несущественная мелочь.
Важно понимать, что в списке задач должны храниться ВООБЩЕ ВСЕ задачи, которые у вас только есть – распоряжения от руководителя, проектные задачи, просьбы из входящих сообщений почты, из распечатанного документа на столе, из сообщений в мессенджере, вкладок в браузере и тд. То есть входящих потоков для задач у всех нас очень МНОГО. Они все должны быть правильным образом обработаны (рациональным типом) и внесены в ЕДИНЫЙ список задач, которые будет выполнять наша обезьянка.
Бонус от такого правила – снижение уровня тревожности и стресса, отсутствие причин для утечки мыслетоплива, отсутствие вкладок в браузере, пустая папка входящих (все прочитанные), ну и самое главное – отсутствие «продолбаных» задач.
Отдельно скажу про то, что важно обрабатывать входящие письма, разбивать их на задачи и отмечать прочитанными. Избавляйтесь от пагубной привычки читать сообщение, и отмечать его непрочитанным со словами «ой, тут надо тратить время, сделаю потом». Во-первых, прочитав сообщение и ничего с ним не сделав, вы зря потратили своё Мыслетопливо. Во-вторых, если вы оставляете сообщение непрочитанным, то вновь поступившие письма будут неизбежно привлекать к себе больше внимания, оттягивая его от уже прочитанных, но висящих, как непрочитанные. Шанс быть обработанными у последних снижается. В итоге количество необработанных писем растёт. Да и стимул взаимодействовать с ними ослабевает, когда появляется возможность «просто заглянуть в письмо, а обработать потом». Отказ от статуса «прочитано»/«не прочитано» и отсутствие непрочитанных писем во входящих позволяет сильно повысить уровень спокойствия.
Ещё одно важное правило – список задач должен содержать не только рабочие, но и личные задачи. Причём делить их на разные списки/категории не стоит. На первый взгляд, звучит не логично. Зачем мне рядом задачи «Купить сосисок по пути домой» и «Завершить составление отчёта для руководителя»? Однако, мы не персонажи из сериала «Разделение», которые на работе, забывают, кто они в реальной жизни, а после выхода из офиса, не вспоминают, чем занимаются в рабочее время. Если вам в середине рабочего дня надо не забыть позвонить курьеру или распечатать оформленный страховой полис, лучше, чтобы эти задачи висели в том же самом списке, на который вы смотрите регулярно в течение дня. Иначе эти задачи будут забываться, а одной из главных целей ведения списка задач является как раз необходимость в том, чтобы перестать забывать задачи.
Какие еще задачи необходимо добавлять в список? Зачастую мы ждём получение какой-либо информации от других людей. Но, к сожалению, не всех коллег можно назвать обязательными. Поэтому, когда я жду получение какой-либо информации – я заношу себе это, как отдельную задачу: «Спросить у Васи Пупкина, посмотрел ли он мой отчёт».
За основу поста взяты материалы из разных источников за авторством Максима Дорофеева.
В следующем посте расскажу, как часто надо заниматься груммингом задач и приведу личный пример, как количество задач в списке влияет на выгорание.
Если интересны посты о повышении продуктивности своей работы и практические советы об эффективных способах борьбы с прокрастинацией, можете подписаться на мой канал
Продолжаю серию постов с практическими советами о том, как же повысить продуктивность своей работы. В предыдущем посте разобрали, как перестать забывать задачи и жизненную необходимость использования списка задач.
В это посте обсудим, как прокрастинация связана с обезьянами, как правильно формулировать задачи и какой таск-трекер для этого использовать.
Если вы ещё не видели выступление Тима Урбана про прокрастинацию, то самое время это сделать. Это одно из лучших объяснений этого явления, что я видел.
Но самое главное для нас в этом видео – это теория о том, что за рулём нашего сознания бывают два капитана – обезьянка сиюминутного удовольствия и рациональный тип. И именно в понимании этой идеи кроется ключ к эффективной работе и борьбе с прокрастинацией.
Основная задача рационального типа — выдать обезьянке правильные указания в виде задач. Задачи – это чёткие, конкретные и понятные даже внутренней обезьянке действия. Это то, что точно надо сделать, но в процессе выполнения не надо особо думать о деталях: «даже моя внутренняя обезьянка справится».
Главное правило: когда выбор стоит между важным и срочным делом, обезьянка выберет понятное.
Если срочные и важные дела ей неясны, она находит что-то понятное в другом месте. Как правило, этим понятным становится просмотр рилсиков в запретграме.
Ещё наша внутренняя обезьянка любит обобщать события. Например, увидела в списке задач одну сложную — и убежала разбираться с мелочью. В следующий раз она может подумать, что в списке задач все пункты такие сложные, и лучше разобраться с мелочью, прежде чем заглянуть туда. Тогда список задач, который и замышлялся, как список мелочи для внутренней обезьянки, перестаёт выполнять свою функцию.
Необходимо сделать так, чтобы в списке задач обезьяна видела мелочь. А для этого важно формулировать задачи соответствующим образом. Мыслетопливо необходимо тратить в момент формулировки задачи, а в момент выполнения — экономить его.
Вот ряд критериев, которым соответствует хорошо сформулированная задача:
Формулировка начинается с глагола в неопределённой форме
Задачу можно выполнить за 10-30 минут в состоянии «наполовину выключенного мозга»
Формулировка описывает ровно то, с чего надо начать делать задачу
Если вы смотрите на описание задачи и не понимаете, что именно вам нужно начать делать сразу после знакомства с задачей, значит, что-то не так. Идеальная формулировка задачи описывает действие, которое не требует обдумывания.
Важно ещё заметить, что среди глаголов есть глаголы-прокрастиногены (от которых в голове эхом раздаётся: «потом… потом… потом…»). От них лучше избавиться при формулировании задач.
Примеры глаголов-прокрастиногенов:
подумать/придумать/выдумать
проанализировать
выучить/изучить
Если вы столкнулись с большой задачей, сформулировать которую в простом виде для обезьянки невозможно, то просто сформулируйте первый шаг.
Плохой пример:
Скриншот из списка задач в Microsoft To Do
Хороший пример:
В чём разница между двумя примерами? В первом случае обезьянка будет откладывать выполнение этой задачи максимально долго, потому что задача кажется долгой и сложной. А во втором случае есть конкретное действие, с которым обезьянка легко справится. И в скобках написан контекст, который поможет сформулировать следующий шаг для первоначальной задачи.
Разобрались с тем, что список задач нужен и как формулировать задачи. Теперь главный вопрос – какой инструмент для этого использовать?
Инструмент должен иметь следующий минимальный функционал:
Возможность использования с телефона и компьютера. В идеале – если для этого есть приложения, но можно и веб-версией обойтись, если она удобная.
Возможность задать дату выполнения и добавить описание.
Возможность выделения конкретных задач (метки/категории/тэги/приоритеты).
Минимальный желательный, но необязательный функционал:
Возможность добавить напоминание.
Возможность создать повторяющуюся задачу.
Если планируете использовать инструмент для проектной работы – возможность выбора исполнителя.
Возможность ведения нескольких проектов/списков задач.
Как видите – список критериев совсем небольшой. И практически каждый таск-трекер обладает таким функционалом. Поэтому выбирайте, какой вам больше нравится. Можно выбрать мощный инструмент с кучей полезного (и не очень) функционала, а можно, наоборот, максимально простой.
Лично я использую Microsoft To Do. Он как раз относится к категории максимального простого инструмента, в котором есть только базовый функционал. Но для меня это плюс.
Если планируете использовать инструмент для проектной работы, могу порекомендовать ToDoist. Если ищете максимально навороченный – посмотрите в сторону Singularity (но он платный).
Кстати, как видно из списка критериев, просто страница в ворде или табличка в экселе не очень подходит под нужды таск-трекера. Поэтому крайне не рекомендую ими пользоваться, и установить специализированный инструмент для ведения задач.
А ещё Microsoft To Do я использую для ведения различных списков – например, списка книг для прочтения, списка подарков, идей, которые надо обдумать и тп.
Пример моего списка задач на день в Microsoft To Do
В следующем посте речь пойдет о том, как выбирать задачи, которые необходимо взять в работу (и нет, это не про матрицу Эйзенхауэра), откуда брать себе эти задачи и что такое Zero Inbox.
Пишу небольшие полезные посты о саморазвитии, продуктивности, выгорании и прокрастинации. Только практический контент, никаких пацанских цитат о мотивации и успешном успехе. Если понравилось, можешь подписаться здесь или в Телеграм (там посты выходят чаще)
Начинаю большую серию постов с практическими советами о том, как же повысить продуктивность работы. Здесь будет про то, как не забывать задачи, как правильно их формулировать, какой инструмент для этого использовать, как бороться с прокрастинацией, сколько должно быть списков задач, а ещё про обезьян и их влияние на наше желание работать поговорим. Эти советы, на мой взгляд, - это база, с которой надо начинать, если хочешь стать более продуктивным. Лично я этим пользуюсь уже много лет, и вижу, какой мощный эффект приносит эта система.
1.Введение. Что такое Мыслетопливо?
Гуру эффективности и продуктивности Максим Дорофеев в своей книге «Джедайские техники» ввёл замечательное понятие Мыслетопливо — это ресурс, позволяющий нам быть осознанными, думать и принимать решения. Наверняка вам знакомо чувство, когда «башка не варит» и «думать лень»? Или наоборот, когда вы «заряжены» и готовы «свернуть горы». Вот для описания природы таких состояний очень классно подходит понятие Мыслетоплива. В одном случае у вас запас Мыслетоплива закончился, а в другом – у вас его полно.
Есть мнение, что мозг расходует энергию намного быстрее, чем организм успевает её поставлять. И без Мыслетоплива мы не способны думать и принимать сложные решения. А вот работать (к сожалению) можем! Если у человека заканчивается Мыслетопливо, он может работать «на автомате», с существенно возросшей вероятностью наделать ошибок.
2. Две системы нашего сознания
Модель мышления Д.Канемана (автор книги «Думай медленно… решай быстро») говорит о том, что наше сознание условно представляет собой две системы.
Информация от органов чувств попадает в Систему 1, которая работает автоматически и почти «бесплатно», без больших затрат энергии. Система 1 вырабатывает определённое решение и передаёт его Системе 2.
Система 2 — это медленное, но умное мышление. Она способна решать сложные задачи, но весьма тяжёлый и неповоротливый инструмент. Получив от Системы 1 вариант решения, Система 2 может вмешаться и что-то заменить. А может согласиться с решением и выдать его в виде нервных импульсов. Это заставит наше тело шевелиться, а сознание — думать «в определённом направлении».
Нашей рабочей памяти также требуется Мыслетопливо, и попытка удержать что-либо в голове может сильно мешать процессу мышления, то есть работе Системы 2.
3. Как ведение списка задач экономит Мыслетопливо и помогает решать сложные задачи
Мы постоянно возвращаемся к информации, которую уже знаем, повторяем её про себя, убеждаясь, что ещё помним. Получается, что даже простая задача (например, удержать в голове какую-то информацию – позвонить, написать или спросить кого-то) уменьшает возможность мыслить и контролировать себя одновременно.
Поэтому, когда кто-то вас о чём-то просит, а вы отвечаете «да-да, я запомню», сильно снижаете свою способность думать. И чем больше этих «да-да, я запомню» вы пытаетесь удержать в памяти, тем меньше Мыслетоплива достаётся «медленной системе мышления».
Попытка удержать в голове одновременно 4-5 задач чаще всего приводит к ощутимому снижению способности осознанно принимать решения. Поэтому вы часто что-то забываете, если держите все задачи в голове.
К сожалению, многие пренебрегают ведением списка задач, и в том числе внесением в него примитивных дел. Это ошибка. Решая, записывать задачу или нет, надо исходить не из времени, которое понадобится на выполнение задачи (хотя этот подход распространён). Ориентируйтесь на вероятность забыть о задаче: чем она выше, тем нужнее запись. Мелочи забываются чаще и обычно со словами: «Это сделать — 2 минуты, сейчас только до компа доберусь…».
Поэтому главный вывод из этого поста, который вы должны сделать - список задач вести нужно обязательно. В следующем посте расскажу, как правильно формулировать задачи и как на это влияют обезьяны.
Пишу небольшие (а иногда и большие) полезные посты о саморазвитии, продуктивности, выгорании и прокрастинации. Только практический контент, никаких пацанских цитат о мотивации и успешном успехе. Если понравилось, можешь подписаться здесь или в Телеграм (там посты выходят чаще).
