Сотрудникам склада не нравится автоматизация — что с этим делать
Компания потратила деньги на систему управления складом, а через месяц сотрудники требуют все отменить. Мастерам не нравятся электронные заявки, кладовщики не вносят данные в программу. Руководитель не понимает, где обещанная выгода от автоматизации. Скорее всего, проблема не в сервисе, а в организации процессов.
Почему я решил написать эту статью
Привет! Меня зовут Никита Петренко, я работаю в компании «Синтека» и развиваю «Фейскит» — программу для учета материальных ресурсов. Мы занимаемся цифровизацией складов в строительстве, производстве, торговле и других отраслях.
Когда бизнес автоматизирует учет товарно-материальных ценностей, обычно начинают с выбора WMS (системы управления складом), закупки оборудования и обучения сотрудников. Но после внедрения выясняется, что новая программа раздражает буквально всех. Руководитель считает, что склад работает медленно. Кладовщики жалуются на новые обязанности, а прорабы ворчат, потому что получить инструмент теперь сложнее.
В итоге виноватой считают WMS, хотя проблема зародилась еще до покупки программы. Рассказываю, почему так происходит и что сделать, чтобы автоматизация действительно навела порядок в хранении ТМЦ.
Учитывайте, что сотрудники склада, бизнес и конечные пользователи по-разному оценивают WMS
Кажется, все ждут от склада одного и того же: скорости и порядка. На самом деле у каждого участника процесса свои приоритеты, поэтому возникает конфликт.
Бизнес смотрит на систему как на инструмент управления. Руководству важно, чтобы материалы не терялись, дозакупки были прозрачными, а штат кладовщиков не разрастался бесконечно.
Склад оценивает удобство программы. Кладовщикам нужны понятные правила работы. Чтобы без инструкции на пятнадцать листов было ясно: как принять товар, куда положить, где найти нужную позицию и как выдать получателю.
Пользователь вообще не задумывается, какая у компании WMS и сколько денег стоила цифровизация. Прорабу, завхозу или мастеру участка просто нужен конкретный перфоратор, кабель и розетка. Желательно сегодня, а еще лучше — вчера.
В попытке избежать конфликтов часто возникают две одинаково неверные крайности. Мы называем это «автоматизация сверху и автоматизация снизу».
Ошибка автоматизации сверху. Руководство описывает идеальный процесс и переносит его на реальную работу склада. Например, появляется правило: время на сборку любой заявки — 2 часа.
Вечером прораб заказывает 200 метров кабеля, утром хочет быстро его забрать и отвезти на объект. Но не все так просто. Кусок в 50 метров лежит в зоне выдачи, а основная бухта в глубине склада заставлена палетами. Чтобы ее достать, нужно освободить проход, найти погрузчик и задействовать двух человек. Сборка не укладывается в лимит времени, прораб нервничает, а бригада простаивает.
Ошибка автоматизации снизу. Бывает и наоборот, когда руководство полностью отдает автоматизацию в руки сотрудников склада. Тогда они делают, как удобно им.
Например, у кладовщиков есть негласное правило: когда материал нужен мастерам срочно, его выдают сразу, а документы оформляют позже. Если вспомнят, в конце дня или недели. После внедрения WMS эту привычку сохраняют. В итоге продукция числится в системе, а фактически ее уже давно израсходовали на объекте. Сотрудникам склада удобно — не нужно заставлять получателей ждать. Но снабжение видит некорректные остатки, поэтому не закупает новый материал вовремя.
Чтобы автоматизация не приводила к конфликтам между складом, руководством и пользователями, нужно учесть все интересы. Поэтому сначала компания принимает управленческие решения — потом айтишные. Первым делом стороны договариваются, и только после этого подключаются программисты и внедряют автоматическую систему учета ТМЦ.
Примите управленческие решения — 4 ключевых момента
Вы поняли, чего ждет от цифровизации склада каждая из сторон процесса. Прежде чем покупать систему и оборудование, вот что стоит сделать:
1. Поставьте цели автоматизации. Для этого ответьте на вопрос: что должно измениться после внедрения программы? Это поможет понять, какие функции продукта нужны бизнесу. Варианты целей:
сократить утери инструмента на объектах;
закупать материалы по потребностям и не тратиться на запасы;
ускорить выдачу и возврат оборудования;
видеть реальные остатки ТМЦ.
2. Определите, что менять нельзя. Практика показывает, что некоторые вещи лучше принять как данность. Возможно, на таких константах держатся процессы. Это могут быть конкретные люди, обязательные документы, физическая организация склада или требования безопасности. Поясню на примерах.
В компании давно работает кладовщик, который отлично знает товары, но не дружит с технологиями. Или прорабы годами составляют заявки по одной форме, поэтому привыкли к ней. Такие элементы системы не нужно ломать. Лучше стройте цифровую среду вокруг них: опытному кладовщику дайте стажера в помощники, устоявшуюся форму заявки переведите в электронный вид.
3. Обозначьте области изменений. Это складские операции и организационные моменты, которые затронет автоматизация. Недостаточно просто заменить бумажные заявки на приложение в смартфоне. Вместе с этим нужно усовершенствовать физические процессы.
Для производства мебели купили систему учета материалов, но организация хранения осталась прежней. На части коробок нет маркировки, а ходовые позиции лежат вперемешку с теми, что заказывают редко. В программе заявка проходит за секунды, но мастера участков, как и раньше, ждут выдачи по несколько часов. Чтобы система работала как надо, требуется промаркировать и рассортировать всю продукцию.
4. Продумайте адаптацию сотрудников. Внедрение WMS почти всегда меняет обязанности персонала. Раньше кладовщик просто выдавал инструмент, а теперь он будет выдавать инструмент и фиксировать это действие в системе. Люди получат новые зоны ответственности, понадобится обучение и дополнительная мотивация.
Когда все договорились, внедряйте автоматизацию склада
После того как приняли управленческие решения, можно покупать WMS. Чтобы она работала эффективно, сделайте следующее↓
Наведите порядок в номенклатуре. Для бухгалтерии две угловые шлифмашины могут быть одной позицией, а для прораба — это отдельные инструменты для разной работы. Если такое не учитывать, система показывает общие остатки, но сотрудники получают не то, что заказывали.
Чтобы унифицировать номенклатуру, договоритесь с коллегами:
какие товарные позиции можно и нельзя объединять;
что считать аналогами;
какие характеристики указывать в карточках, а что неважно для пользователей.
Разные категории инструмента можно объединить в одну карточку или наоборот — одну бухгалтерскую категорию разбить на несколько складских карточек
Выберите способы маркировки. Решите, что удобнее для вашего склада — QR-коды или штрихкоды. Далее нужно определиться:
Какие позиции маркировать поштучно, а какие — партиями. Индивидуальными кодами снабжают конкретные единицы: инструмент или оборудование. Партионная маркировка подходит для товаров, которые выдают коробками или палетами — метизов, кирпича, электродов для сварки.
Куда крепить маркировку. Сотрудникам должно быть удобно считывать коды. Если коробки с керамогранитом хранятся штабелями, коды клеят на боковую сторону. Когда штрихкод оказывается сверху, приходится разбирать стопку.
На чем печатать коды. Если товары хранятся в сухих помещениях, хватает самоклеящейся этикетки. Когда оборудование работает на стройке, перевозится между объектами и контактирует с влагой, больше подходит износостойкая маркировка: ламинированные или металлические бирки.
Такие варианты меток для инструментов и оборудования используем мы в «Фейските»
Закупите оборудование для считывания маркировки. Не всегда необходимо приобретать специальные сканеры для склада. Сотрудники могут считывать штрихкоды с помощью смартфонов или планшетов, в которых установлено мобильное приложение WMS.
Кладовщик сканирует код, открывает карточку инструмента или материала, отмечает выдачу, приемку, перемещение. Информация моментально попадает в систему, и ничего не нужно переносить вручную.
Составьте инструкции для персонала. Полный путеводитель по системе складского учета может выглядеть как объемный документ на десятки страниц. Когда кладовщик срочно перемещает перфораторы с объекта на объект, ему некогда разбираться в таких файлах.
Составьте для каждого сотрудника короткий сценарий действий — буквально на одном листе А4. Людям не придется копаться в сложных регламентах в разгар рабочего дня, и они будут реже ошибаться.
Пример условной инструкции для кладовщика:
Откройте мобильное приложение и отсканируйте код на упаковке.
Проверьте, что открылась нужная карточка.
Нажмите «Выдать», «Принять» или «Переместить» в зависимости от цели.
Убедитесь, что верно выбрали получателя.
Если код не читается, сообщите старшему кладовщику.
Подведу итоги. Даже самая лучшая WMS не устранит хаос в учете товаров и материалов, если не принять во внимание интересы бизнеса, склада и конечного пользователя.
Именно поэтому мы сначала анализируем, как устроен процесс хранения на складе, и только потом обсуждаем функции системы. Так проще разобраться, какие инструменты действительно нужны, как организовать работу и какая маркировка подойдет. Если хотите оценить этот подход в деле, попробуйте «Фейскит»→
Поделитесь в комментариях, что изменили бы на своем складе в первую очередь, если завтра решите внедрять автоматизацию?
Опыт внедрения трёх WMS: СОЛВО, Astor и TopLog. На двух складах с уникальным подходом к работе, т.е. ни одна из систем не работала из коробки, все надо было "допиливать". Так вот, ключевой момент: возьмите толкового работника со склада, который знает все процессы и сделайте его "консультантом", задача которого будет наладить взаимопонимание между программистами, внедряющими и начальством. Это важно. Потому, что у программистов своё видение процессов, у начальства своё и только работник склада сможет объяснить почему в конкретно данном месте кнопочка не может быть красной, хотя, казалось бы, какая разница? Так же ответственный складской работник и обратно в склад сможет доступно передать информацию.