Система работы с электронной почтой⁠⁠

В комментариях к одному из постов обещал поделиться системой работы с электронной почтой.

Сама система не моя, ее рассказали на одном из корпоративных тренингов, изложу ее так, как ее использую я.

Бывают роли/организации, на которых Вам приходит больше сотни электронных писем в день. Кроме того, есть текущие задачи, проекты и т.п., что автоматически превращает работу с почтой в операцию, на которую хочется тратить меньше времени желательно без потери эффективности.

Собственно, сама структура работы с электронной почтой: 

1. в почтовой программе предусматриваете структуру папок с основными видами текущих задач/проектов (на каждый проект или крупную текущую задачу отдельная папка).

2. проверяете почту в строго установленные промежутки времени (например, 9:00 - 9:30 и 16:00 - 16:30). Все остальное время в почту не заходите, все всплывающие о письмах уведомления отключаете. Супер-срочные задачи сами найдут вас через мессенджеры или через крики, доносящиеся из другого конца этажа или прилетевший через окно кирпич с запиской.

3. при открытии почты письма сортируются по теме, и по возможности, осуществляется переход к п.4 ниже. 

4. непосредственно работа с почтой. Из каждой цепочки читается только последнее письмо. Если понимаете, что часть переписки в последнем письме отсутствует, и она Вам важна, ищете пропущенное. Но в идеале в последнем письме читаете переписку с начала (если от Вас вообще подразумевается участие). Во время проверки почты на каждое письмо тратится не больше двух минут. За эти две минуты нужно решить,  к какой из трех категорий относится письмо, и выполнить указанное действие:

- требует ответ, подготовка которого займет больше двух минут -  за две минуты бронируется время в календаре, в которое будет подготовлен ответ (в зависимости от срока предоставления, указанного в письме).

- требует ответ, подготовка которого займет две минуты - готовится ответ, исходное письмо и ответ  перемещаются в соответствующую виду запроса папку.

- не требует ответа, но может пригодиться - письмо перемещается в соответствующую виду информации папку.

- не требует ответа и пригодиться не может - письмо удаляется.

Кроме того, можно настроить правила распределения полученных сообщений в определенные папки. Например, если Вы стоите в списках рассылок, которые несут строго информационный характер, можно сразу настроить правила перемещения этих рассылок в определенную папку, которую Вы читаете, когда сочтете нужным и не отвлекаетесь в процессе работы с почтой.

Ежедневная / еженедельная цель - иметь пустой папку входящие: все полученные письма распределены по папкам / запланированы к обработке в календаре.

Все, начиная со структуры папок и заканчивая отнесением писем к той или иной группе, очень индивидуально. Но в целом подход к обработке почты как к бизнес-процессу позволяет экономить время и правильно приоритезировать  работу.