39

Система работы с электронной почтой

В комментариях к одному из постов обещал поделиться системой работы с электронной почтой.

Сама система не моя, ее рассказали на одном из корпоративных тренингов, изложу ее так, как ее использую я.


Бывают роли/организации, на которых Вам приходит больше сотни электронных писем в день. Кроме того, есть текущие задачи, проекты и т.п., что автоматически превращает работу с почтой в операцию, на которую хочется тратить меньше времени желательно без потери эффективности.


Собственно, сама структура работы с электронной почтой: 


1. в почтовой программе предусматриваете структуру папок с основными видами текущих задач/проектов (на каждый проект или крупную текущую задачу отдельная папка).


2. проверяете почту в строго установленные промежутки времени (например, 9:00 - 9:30 и 16:00 - 16:30). Все остальное время в почту не заходите, все всплывающие о письмах уведомления отключаете. Супер-срочные задачи сами найдут вас через мессенджеры или через крики, доносящиеся из другого конца этажа или прилетевший через окно кирпич с запиской.


3. при открытии почты письма сортируются по теме, и по возможности, осуществляется переход к п.4 ниже. 


4. непосредственно работа с почтой. Из каждой цепочки читается только последнее письмо. Если понимаете, что часть переписки в последнем письме отсутствует, и она Вам важна, ищете пропущенное. Но в идеале в последнем письме читаете переписку с начала (если от Вас вообще подразумевается участие). Во время проверки почты на каждое письмо тратится не больше двух минут. За эти две минуты нужно решить,  к какой из трех категорий относится письмо, и выполнить указанное действие:

- требует ответ, подготовка которого займет больше двух минут -  за две минуты бронируется время в календаре, в которое будет подготовлен ответ (в зависимости от срока предоставления, указанного в письме).

- требует ответ, подготовка которого займет две минуты - готовится ответ, исходное письмо и ответ  перемещаются в соответствующую виду запроса папку.

- не требует ответа, но может пригодиться - письмо перемещается в соответствующую виду информации папку.

- не требует ответа и пригодиться не может - письмо удаляется.


Кроме того, можно настроить правила распределения полученных сообщений в определенные папки. Например, если Вы стоите в списках рассылок, которые несут строго информационный характер, можно сразу настроить правила перемещения этих рассылок в определенную папку, которую Вы читаете, когда сочтете нужным и не отвлекаетесь в процессе работы с почтой.


Ежедневная / еженедельная цель - иметь пустой папку входящие: все полученные письма распределены по папкам / запланированы к обработке в календаре.


Все, начиная со структуры папок и заканчивая отнесением писем к той или иной группе, очень индивидуально. Но в целом подход к обработке почты как к бизнес-процессу позволяет экономить время и правильно приоритезировать  работу.

Дубликаты не найдены

Бизнес

1.7K постов30K подписчиков

Добавить пост

Правила сообщества

Разрешены только посты с тегом "моё".


Главное - полезность и применимость опыта другими участниками. Запрещены посты вроде "10 советов", всякая чухня про лендинги, мотивацию и стартапы. И особенно - бокс по переписке, то есть диванные размышления, как лучше делать, не обоснованные хотя бы одним примером. Если вы пишете на основе опыта своей компании - указывайте, какой.


Лучший пост - это ваш личный опыт дела, даже если вы всего лишь сдавали бутылки.


Не делайте посты-анонсы вроде "я открыл магазин, если хотите дальше расскажу, как" - в материале сразу должны быть ценные факты.


Поскольку многие до этого места не осилили, введена премодерация. Если ваш пост подходит по правилам - пройдёт смело. Премодерация занимает от 20 минут до нескольких часов. Посты не удаляются, результат — пост в сообществе или пост переносится в общую ленту.

Подробнее
Лучшие посты за сегодня
6848

Оплачено

Оплачено
6448

Представители народа

Представители народа Политика, Депутаты, Картинки, Скриншот, ВКонтакте, Госдума, Константин Семин
6053

Правильная мотивация

5604

Миша Маваши о мигрантах и дагестанцах

5107

Приоритеты

4674

Везунчик

Везунчик
4079

Вот так и живём

Вот так и живём Том и Джерри, Россияне, Коронавирус, Цены, Санкции, Политика, Картинка с текстом
Показать полностью 1
3901

Мюсли

Мюсли Стихи, Яндекс Лавка, Картинки, Юмор, Йогурт, Вижу рифму, Повтор
3807

"Секс без перерыва" на совещании

3632

Увеличение

Увеличение
3570

Бабушкин подарок

3417

Открою вам тайну

Открою вам тайну
3033

МВД оштрафовало парня, вступившегося в метро за женщину, которой угрожала группа кавказцев

МВД оштрафовало парня, вступившегося в метро за женщину, которой угрожала группа кавказцев Негатив, Метро, Москва, Кавказцы, Конфликт, Приезжие
Показать полностью 1
2946

Вопрос решён

Вопрос решён
2859

Лучшие в мире батарейки по 13 рублей

Лучшие в мире батарейки по 13 рублей Батарейка, Тест, Тестирование, Длиннопост
Лучшие в мире батарейки по 13 рублей Батарейка, Тест, Тестирование, Длиннопост
Лучшие в мире батарейки по 13 рублей Батарейка, Тест, Тестирование, Длиннопост
Лучшие в мире батарейки по 13 рублей Батарейка, Тест, Тестирование, Длиннопост
Лучшие в мире батарейки по 13 рублей Батарейка, Тест, Тестирование, Длиннопост
Лучшие в мире батарейки по 13 рублей Батарейка, Тест, Тестирование, Длиннопост
Лучшие в мире батарейки по 13 рублей Батарейка, Тест, Тестирование, Длиннопост
Показать полностью 6
2707

Смертельное ДТП в Балаково. Нужна максимальная огласка

Смертельное ДТП в Балаково. Нужна максимальная огласка Беспредел, ДТП, Смерть, Бездействие полиции, Длиннопост, Негатив, Без рейтинга
Смертельное ДТП в Балаково. Нужна максимальная огласка Беспредел, ДТП, Смерть, Бездействие полиции, Длиннопост, Негатив, Без рейтинга
Показать полностью 2
2679

Ослепший на один глаз пермский спасатель добился для избившего его начальника реального срока

Ослепший на один глаз пермский спасатель добился для избившего его начальника реального срока Пермь, Негатив, Новости
Показать полностью
2562

Ответ на пост «Дилеры КИА оборзели в край» 

Ответ на пост «Дилеры КИА оборзели в край» Kia, Покупка авто, Пригорело, Дилер, Картинка с текстом, Закон о защите прав потребителей, ФАС, Ответ на пост, Длиннопост
Показать полностью 1
2497

Крик души

Крик души
2433

Шутник

Шутник
Похожие посты закончились. Возможно, вас заинтересуют другие посты по тегам: