39

Система работы с электронной почтой

В комментариях к одному из постов обещал поделиться системой работы с электронной почтой.

Сама система не моя, ее рассказали на одном из корпоративных тренингов, изложу ее так, как ее использую я.


Бывают роли/организации, на которых Вам приходит больше сотни электронных писем в день. Кроме того, есть текущие задачи, проекты и т.п., что автоматически превращает работу с почтой в операцию, на которую хочется тратить меньше времени желательно без потери эффективности.


Собственно, сама структура работы с электронной почтой: 


1. в почтовой программе предусматриваете структуру папок с основными видами текущих задач/проектов (на каждый проект или крупную текущую задачу отдельная папка).


2. проверяете почту в строго установленные промежутки времени (например, 9:00 - 9:30 и 16:00 - 16:30). Все остальное время в почту не заходите, все всплывающие о письмах уведомления отключаете. Супер-срочные задачи сами найдут вас через мессенджеры или через крики, доносящиеся из другого конца этажа или прилетевший через окно кирпич с запиской.


3. при открытии почты письма сортируются по теме, и по возможности, осуществляется переход к п.4 ниже. 


4. непосредственно работа с почтой. Из каждой цепочки читается только последнее письмо. Если понимаете, что часть переписки в последнем письме отсутствует, и она Вам важна, ищете пропущенное. Но в идеале в последнем письме читаете переписку с начала (если от Вас вообще подразумевается участие). Во время проверки почты на каждое письмо тратится не больше двух минут. За эти две минуты нужно решить,  к какой из трех категорий относится письмо, и выполнить указанное действие:

- требует ответ, подготовка которого займет больше двух минут -  за две минуты бронируется время в календаре, в которое будет подготовлен ответ (в зависимости от срока предоставления, указанного в письме).

- требует ответ, подготовка которого займет две минуты - готовится ответ, исходное письмо и ответ  перемещаются в соответствующую виду запроса папку.

- не требует ответа, но может пригодиться - письмо перемещается в соответствующую виду информации папку.

- не требует ответа и пригодиться не может - письмо удаляется.


Кроме того, можно настроить правила распределения полученных сообщений в определенные папки. Например, если Вы стоите в списках рассылок, которые несут строго информационный характер, можно сразу настроить правила перемещения этих рассылок в определенную папку, которую Вы читаете, когда сочтете нужным и не отвлекаетесь в процессе работы с почтой.


Ежедневная / еженедельная цель - иметь пустой папку входящие: все полученные письма распределены по папкам / запланированы к обработке в календаре.


Все, начиная со структуры папок и заканчивая отнесением писем к той или иной группе, очень индивидуально. Но в целом подход к обработке почты как к бизнес-процессу позволяет экономить время и правильно приоритезировать  работу.

Дубликаты не найдены

+3
Структурный подход и распорядок должны распространяться на весь рабочий процесс. Упорядочиванием писем не отделаться.
+3

А теперь скажите, есть у человека по жизни мозги отсутствуют, насколько ему/ей эти советы помогут?

+3

Мне кажется, такого рода правила лишь замедляют процесс обработки почты. Если же они реально помогают - Вам следует подумать о личном серкретаре.

+1

Не проходила никаких тренингов, примерно так и построена моя работа с почтой)

+1

Вся работа в смартфоне, пришла почта, ответил. Какие могут быть сложности?

раскрыть ветку 9
+4
А если писем штук 300 в день?
раскрыть ветку 4
+2

Значит даешь пароли другим сотрудникам. На мейле есть флажки. Ответил, пометил.

раскрыть ветку 1
+1

Тогда их смотришь с 16 до 16.30 и ни секундой дольше! Тишина должна быть в библиотеке!

0

Надо делить почты. Или фильтр какой-то настраивать. Нельзя делать, чтобы на отдел все письма шли начальнику. Или все подчинённые отправляли копии писем начальнику, без фильтрации. Если при всем этом у вас большой поток писем, надо задуматься об организации системы электронного документооборота и CRM.

+1
например вложения, обьем писем. уж не говоря о безопасности, архивации или перенаправления в др отдел.
ps. тут речь о корпоративной почте.
раскрыть ветку 3
+1

На мейл.ру есть возможность создавать папки. Не удаляйте почту и вы всегда ее можете отыскать по поиску, плюс есть фильтры. Блять, какая то ху$ня, вы что почтой пользоваться не умеете.

раскрыть ветку 2
0

Тем временем, офисный планктон превращался в аминокислоты... Впрочем, среднестатистический пользователь не может навести порядок на рабочем столе и документах, не используя сторонний софт, или пиздюлины сисадмина. Чего ещё ожидать от жертв современного образования. %)

0

Если работа подразумевает сотни обращений в день с какими-то вопросами - тут рациональнее уже на систему какого-нибудь инцидент-менеджмента переходить. Чтобы оно всё само сортировалось и зоны ответственности распределялись, сроки контролировались.

0

А что так можно было да?

-1
Нет вы серьезно? В следующем посту можно ликбез по ворду, чтоб знать с какой кнопки начинать печатать
Похожие посты
Похожие посты закончились. Возможно, вас заинтересуют другие посты по тегам: