152

Про важную вежливость и Очень Длинные Письма

Получил на пост про избыточную вежливость в деловой переписке хороший комментарий.

Приторная вежливость действительно раздражает и даже кажется издевательской, но отсутствие вежливых слов производит впечатление, что тобой руководят, командуют.

Дело тут не в каких-то определенных словах даже, а в том, насколько отправитель думает о получателе. Лучше всего разобрать на примере. Вот два письма про одно и то же.


Первый вариант


«Здравствуйте, Александр.
Мы делаем проект по строительству загородных домов из модулей и хотим пригласить вас в качестве спикера. Мы видели ваши выступления на архитектурном форуме, и нам очень близко, как вы относитесь к этой теме, а мы хотим донести до нашей аудитории именно ваше видение.


Вот программа мероприятия и зал, в котором всё будет происходить. Скажите, было бы вам интересно поучаствовать? Если да, напишите нам и мы договоримся об условиях».


Второй вариант


«Здравствуйте, уважаемый Александр!
Вы хотите быть спикером на нашем мероприятии по модульным домам? Мероприятие пройдет 30 ноября в экспофоруме. Пожалуйста, напишите нам, сможете ли вы участвовать, и мы вышлем программу мероприятия. Заранее спасибо за ответ!»


Поглядим, что тут к чему


Почему Александр с большей вероятностью и с большей охотой ответит на первое письмо? Потому что в нём мы сделали сразу несколько несколько шагов ему навстречу.


1. Сказали, кто мы и чего хотим.


2. Объяснили интерес: почему выбрали именно этого человека и эту тему.


3. Сразу дали информацию для принятия решения — программу и описание зала, чтобы человек мог представить себя на этом мероприятии.


4. Не поставили перед фактом, а задали вопрос: интересно ли? То есть предположили, что человек может и не заинтересоваться, дали ему право на «нет».


5. Сказали, как действовать дальше и что произойдет: нужно написать ответ и тогда будет договоренность об условиях.


В результате у Александра есть вся информация для принятия решения. И этого решения у него не требуют, а спрашивают.


А во втором варианте отправитель просто решает какую-то свою задачу, не думая о получателе. Не дает получателю инструментов для принятия решений. И еще подспудно ставит Александра в зависимость, заранее благодаря за ответ — как будто человек обязан написать ответное письмо. Ну кому такое понравится?


При этом, заметьте, во втором письме больше формальных признаков вежливости — «уважаемый», «пожалуйста», «заранее спасибо». Но мы даже не говорим о них, потому что сосредоточились на сути. Первое письмо даже без вежливостей выглядит более уважительным к собеседнику.


***

Ещё одна распространенная штука, которую упомянули в том же разговоре:

Когда я кому-то пишу, получаются очень длинные письма. Не могу позволить себе что-то упустить, кажется, что все детали важны. В результате выходит полотно и вообще непонятно, дочитывает ли его кто-то до конца.

Есть лёгкий путь, чтобы и письмо прочли, и себя не мучать сокращением.


Напишите короткое и длинное письмо в одном.

В таком письме вы сначала говорите только самую суть: что происходит, чего вы хотите, и вопрос к получателю. А со следующего абзаца пишите длинную версию, со всеми подробностями, какие вам хочется учесть.


Буквально так и пишите: поздоровались, представились, потом перед первым абзацем слово «коротко» и два предложения сути, а перед вторым — «подробно» и там уже сколько угодно текста.


Такой подход снимает страх пропустить детали в начале. Они же все равно есть в этом письме, просто чуть дальше.


Если получателя заинтересует ваш вопрос, то он наверняка прочтет вторую часть. И с большей вероятностью вникнет в подробности, ведь он уже готов их воспринимать.