Лена, не трогай! Как весь бизнес держится на одном файле Excel
Недавно приходит клиент. Запрос стандартный — улучшить результаты в контексте. Спрашиваю, как сейчас считаете.
— Да у нас всё в порядке, всё посчитано. Вот файл.
И присылает… один-единственный Excel.
120 мегабайт. 27 листов. Название файла: Отчет_сводный_финал_НОРМАЛЬНЫЙ_точно_этот(2).xlsx.
Открываю. Компьютер задумывается на минуту, загружается ад перфекциониста:
Лист НОВАЯ_СВОДНАЯ_ИТОГ
Лист НОВАЯ_СВОДНАЯ_ИТОГ_Новая
Лист Копия_старый_не трогать
Лист ЛЕНЕ НЕ ЛЕЗТЬ
В одной из таблиц нахожу колонку с названием итог_новый_итог2(ok). Как потом узнал, именно из неё генеральный берет цифру для презентации акционерам. Спрашиваю:
— Откуда цифры-то в файле появляются?
— Ну как… Маркетолог по понедельникам выгружает из Яндекс.Директа в csv, девочка из колл-центра – из телефонии, менеджер – из CRM, а Лена всё это сводит.
Лена сидит напротив. Кивает. Мол, да, я тут работаю главным интегратором данных. Человек-ETL.
Оказывается, процесс выглядит так:
Каждый месяц создаётся новая вкладка: Октябрь_НОВЫЙ, Октябрь_НОВЫЙ(2), Октябрь_правки_ИРА.
Формулы протягивают вручную: «тут просто тяни вниз до конца, а потом ещё чуть-чуть».
Если формула слетает (а она слетает), все идут к Лене. Только она знает, какая из трёх цифр «Прибыль» настоящая.
Решил сверить показания. Беру октябрь:
В листе Свод по каналам – 187 лидов.
В листе Отчет для директора за тот же период — уже 163.
В CRM, куда мне дали доступ, – вообще 191.
— И где правда? — спрашиваю.
Повисла пауза. Директор смотрит на Лену. Лена вздыхает и открывает ещё один лист (скрытый!): ПРОВЕРЕНО_ЛЕНА.
— Вот эта, – говорит. – Эти 163 мы руками перепроверяли, там в CRM дубли были, а в своде по каналам тестовые заявки не убрали.
Картина маслом: бизнес с миллионными оборотами держится на одном экселе и честном слове Лены.
Я предложил простой мысленный эксперимент:
— Представьте, Лена завтра ушла в отпуск. В горы. Без связи. Кто сможет объяснить директору и финансам, почему в отчёте 163 лида, а не 187? И почему колонка называется новый_новый_ИТОГ? И самое главное, как на основании цифр принимать решения?
Повисло молчание.
В итоге мы сели и начали разматывать этот клубок. Нашли, где теряются заявки при экспорте, где менеджеры забывают менять статусы, а где данные просто правят руками «потому что так красивее».
Вообще, Excel – нормальный инструмент. Но когда на нём “завязана” вся аналитика – это уже лотерея “сработает-не сработает”.
Что сделали:
Настроили прямую выгрузку из кабинетов, CRM и телефонии. Без ручного копипаста и csv-файлов.
Свели всё в единое хранилище (базу данных).
Разделили доступы: маркетингу – свои дашборды, продажам – свои, директору – только ключевые цифры.
Excel оставили, куда же без него, но для локальных задач.
Через пару недель директор пишет:
«Слушай, впервые вижу, что цифры в отчёте маркетинга, в CRM и в финансах совпадают. И Лену дёргать не надо».
Лена, кстати, никуда не делась. Просто перестала работать «костылём» для системы и занялась нормальной аналитикой, а не копированием ячеек.
Проблема не в том, что вы ведете аналитику в Excel. Проблема, когда вся логика вашего бизнеса, все связи и формулы живут в одном файле и в голове одного сотрудника.
