Автоматизация производства большая и маленькая, отличия. Закупки⁠⁠

Сейчас занимаюсь автоматизацией крупного производственного предприятия 3000+ сотрудников в роли руководителя проекта. До этого более 10 лет в основном занимался автоматизацией общепита и оптово-розничной торговли.

Меня всегда гложил вопрос, чем большая автоматизация отличается от маленькой. Речь не про железо, ПО и построение высоконагруженных систем, а больше про процессы и проблемы, которые возникают при автоматизации.

Например, общепит, вроде тоже производство, тоже есть процессы продажи и покупки, как и в крупном производстве, какие могут быть отличия? Но оказало отличий достаточно, буду их рассматривать по разделам учета.

Закупки.

В малой автоматизации с закупками редко встречается оригинальность. Пришел товар от поставщика, сверили по накладной, пошли внесли в учетную систему(УС). Могут использоваться простейшие алгоритмы по автоматическому формированию заказа поставщику. Может использоваться ЭДО с поставщиком. Может использоваться ордерная схема складов. Далее идут взаиморасчеты, обычно с минимальным контролем условий оплаты со стороны УС. В случае каких то причин может быть оформлен возврат частично или на всё поступление. Всё вышесказанное более менее типовое, и в большинстве учетных систем присутствует в стандартном виде.

В большой автоматизации всё немного сложнее. Например, номенклатуру в справочник не может вносить сотрудник вносящий первичку. Если номенклатура новая, её вносит специально обученный сотрудник, отвечающий за порядок в нормативно-справочной информации(НСИ). Это не означает, что в НСИ будет порядок, но ситуация часто имеет место быть.

Далее мы не можем просто взять и заказать товар у поставщика. Мы должны провести мини-тендер. Если сумма не большая процедура тендера носит уведомительный характер. Если сумма большая, то такую закупку нужно согласовывать с приличным кругом подписантов. Такая процедура согласования абсолютно уникальна для каждого предприятия. И если нужно отражение этого процесса в УС, обычно это дорабатывается.

Кроме процедуры тендера, все документы закупки имеют свои процессы согласования. Например, документ типа "заказ подразделения" нужно согласовать со всей цепочкой руководителей и отделом закупок. Руководство должно подтвердить необходимость закупки, а отдел закупок должен подтвердить возможность закупки. Документ типа "заказ поставщику" нужно согласовать с подразделением, т.к. поставщик может скорректировать дату поставки и количество товара кратно упаковкам.

Если закупка ВЭД, то должен быть контроль суммы сделки. Если не пользуемся услугами таможенных брокеров, то получаем необходимость полного учета работы с ГТД. А это масса нюансов по очистке товара: пошлины, акцизы, сборы и т.д. и т.п. Если ещё есть таможенный склад, то это ещё масса нюансов.

В малой автоматизации посерийный учет сырья встречается очень редко. И обычно серия ассоциируется с документом поступления. В крупной автоматизации серия это обычно лот. Лот не равен документу поступления, в одном поступлении может быть один или несколько лотов. Поставщики сопровождают сырьё сертификатами, но лотов в документации обычно нет. В этой ситуации узнать лот можно только по факту прихода сырья, изучая бирки.

Далее, когда сырье пришло, его нельзя сразу отдавать в производство. Потому что обычно должен быть входной контроль сырья. Эту процедуру обычно делает некая служба контроля качества. Учет этого процесса в типовых УС обычно отсутствует, но есть специализированное ПО.

Когда закупается товар с другого конца света есть такая экзотика, как кредит-нота. Применяется она, если поставщик признал поставку брака, но оформлять доставку брака экономически не целесообразно. И тогда происходит некоторый взаимозачет между покупателем и продавцом.

Учет товара в пути, Инкотермс в малой автоматизации почти отсутствует, приход товара обычно фиксируется по факту поступления. В крупной автоматизации нужно учитывать время перехода права собственности на товар, т.к. от этого зависят условия платежа. Т.е. например, нам Китай отгружает товар с завода (франко завод, EXW), с отсрочкой платежа 1 месяц. А товар в пути будет 2 месяца. Т.е. грубо для нас это будет предоплата, мы должны заплатить за товар, когда его ещё не видим. А для поставщика это постоплата, такой вот ВЭД каламбур.

Учет аналогов номенклатуры в малой автоматизации обычно происходит в ручном режиме. Сезон поменялся, вручную поменяли рецептуру, закупаем новое сырье. В большой автоматизации это сопровождается массой согласований и нюансов. Например, у нас есть 10 аналогов, подразделение заказывает номенклатуру из этого списка. И закупщик должен найти самую лучшую цену не на эту номенклатуру, а на весь список аналогов.

И все эти описанные процессы в крупной автоматизации обычно регламентируются массой внутренних документов, которых в малой автоматизации нет. Да, эта масса документов может быть не актуальна, не учитывать особенности УС, но её при автоматизации нужно учитывать.

Вместо эпилога.

Хотел затронуть все разделы учета, но получилось уже много текста. Если тема будет интересна, продолжу рассказывать про остальные виды оперативного учета: продажи, склад, производство, казначейство, бюджетирование.