Сообщество - MS, Libreoffice & Google docs
Добавить пост
261 пост 10 230 подписчиков
12236

Самая полезная клавиша при работе с документами Word, Excel - F4

Хочу посвятить пост всего одной, но очень важной при работе с офисными программами, кнопке на клавиатуре - "F4"

Самая полезная клавиша при работе с документами Word, Excel - F4 Microsoft office, Офис, Microsoft Word, Microsoft Excel, Лайфхак, Горячие клавиши

На мой взгляд, это самая полезная клавиша при работе с документами Word и excel - я ее использую каждый день.


Что же она делает? Всего-навсего повторяет последнее действие.


Представьте ситуацию - есть табличка и некоторые ячейки нужно пометить определенным цветом. Вы ставите курсор в первую ячейку, выбираете цвет заливки - ячейка покрасилась. Теперь ставите курсор в следующую ячейку и больше не нужно тянуться мышкой в верхнюю панель либо вызывать контекстное меню с помощью ПКМ, а просто нажимаете F4 и ячейка автоматически красится в нужный цвет.


Это работает со всеми встроенными функциями офисных программ кроме выполнения макросов (если кто-то знает, как можно повторять последний используемый макрос - буду благодарен за информацию).


Через F4 можно делать выделение цветом, менять форматирование, применять оптом стили, да и вообще делать всё, что вам придет в голову. Это очень здорово экономит время.


Вдруг кто-то этого не знал и ему это теперь пригодится)

7773

Как снять защиту с листа или книги Excel

Поставили защиту и забыли пароль? Или по другой причине, вам нужно снять защиту с листа или книги Excel. Нет ничего проще.

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

Первый способ, используя Блокнот

1. Переименуйте файл, изменив расширение с .xlsx на .zip.

Для отображения расширений файлов в названиях выберите в окне навигации Файл ► Изменить параметры попок и поиска:

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

В открывшемся окне, на вкладке Вид, уберите галку Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов:

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

2. Откройте архив. Перейдите в папку xl ► worksheets:

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

3. Копируйте, в папку с исходным файлом, файл sheet1, или тот который у вас защищен, или файл workbook.xml из папки xl, если защита на книге.

4. Нажмите на файл правой кнопкой мыши (п.к.м) ► Открыть с помощью ► Блокнот. При помощи поиска (Ctrl+F) найдите строку:

* Для снятия защиты с листа: <sheetProtection и удалите целиком текст строки в файле <sheetProtection ..........> вместе со скобками;

* Для снятия защиты с книги: <workbookProtection и удалите целиком текст строки в файле <workbookProtection ..........> вместе со скобками.

5. Сохраните файл(-ы) и перенесите его обратно в архив.

6. Верните файлу исходное расширение .xlsx.

Защита снята.

Второй способ, через с Google Диск

1. Откройте в браузере Google Диск (нужно иметь аккаунт).

2. Перетащите в него защищённый файл.

3. Кликните п.к.м на него и выберите Открыть с помощью ► Google Таблицы:

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

4. Сохраните файл: Файл ► Сохранить как таблицу Google.

5. В открывшемся окне, выберите Файл ► Скачать ► Microsoft Excel.

Готово. Защита будет снята и с листов и с книги целиком.

Интересное по теме Excel:

ВПР (вертикальный просмотр)

Трюки с листами книги

Мгновенное заполнение

"Умные" таблицы в Excel

Показать полностью 3
6544

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке)

В этом посте я хочу показать, как в Excel самым оптимальным образом можно произвести диагонально разделение ячейки, например, для таких случаев, когда в одну ячейку требуется поместить два заголовка. То есть вот таким образом:

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Именно такой подход я считаю оптимальным, так как в итоге Excel будет сам позиционировать подписи по краям ячейки в зависимости от её ширины.


Итак, для того чтобы сделать такое разделение ячейки, сперва вписываем в требуемую ячейку оба заголовка специальным образом. А именно таким:


1. [СИМВОЛ ПРОБЕЛА]

2. ЗАГОЛОВОК 1

3. [ПЕРЕХОД НА ВТОРУЮ СТРОКУ ALT+ENTER]

4. ЗАГОЛОВОК 2

5. [СИМВОЛ ПРОБЕЛА]

6. [ТОЧКА]


В рассматриваемом примере это выглядит в итоге вот так:

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Подтвердив ввод значений и выбрав ячейку, переходим в режим её форматирования. Проще всего это сделать, использовав комбинацию клавиш CTRL+1. В открывшемся окне во вкладке «Граница» сперва выбираем внешнюю (1) и также диагональную границы (2):

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Затем во вкладке «Выравнивание» выбираем в первом выпадающем списке «равномерно (отступ)» (3), а в поле ниже «по центру» (4). Подтверждаем настройки нажиманием на «ОК» (5):

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Почти всё готово:

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Теперь только выбираем точку внутри ячейки и перекрашиваем её в цвет заднего плана (в нашем примере это белый цвет):

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Вот и всё, всё готово:

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

При этом, как и было сказано, при изменении ширины этой ячейки Excel всегда будет подгонять позицию подписей автоматически.


Вот в этом видео я показал, как создать подобный двойной заголовок и попутно разные полезные советы, а также показал, как Excel динамически сам размещает подписи в готовой ячейке. Так что приглашаю тебя посмотреть это видео:

Показать полностью 5 1
5877

Картинка в диаграмме Excel

Недавно делал презентацию и захотелось внести разнообразия в простые диаграммы Excel, и я решил добавить картинку в фон диаграммы:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

Для построения такой диаграммы нам нужна таблица, где формула =ОКРВВЕРХ.МАТ(МАКС($B$3:$B$7);1000)-B3 будет добавлять в отдельном столбце недостающую сумму от округлённого максимального значения столбца «В» (это необходимо для заполнения диаграммы):

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

1. Выделяем нашу таблицу, на вкладке «Вставка» выбираем диаграмму «Гистограмма с накоплением»:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

2. Настраиваем формат оси, назначив предельное значение 6000

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

3. Удаляем сетку и легенду:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

4. В значке «Фильтры диаграммы» выбираем «Выбрать данные», затем «Изменить», где в открывшемся поле выделяем диапазон «Года»:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

5. Кликаем мышкой по центру диаграммы и в открывшемся меню вставляем рисунок:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

6. Ставим боковой зазор 0%

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

7. Выделяем оранжевый фон и заменяем его на белый:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

8. Затем выделяем столбцы диаграммы и выбираем «Нет заливки»:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

9. Определяем границы диаграммы выбрав белый цвет и ширину 3 пт

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

10. Меняем название диаграммы нажав знак «равно» и указав ячейку «Доходы»

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

Данный способ может кому-то пригодиться как вариант украшательства презентации или оформления обложки отчёта, подобрав картинку по схожей тематике.

Показать полностью 10
5142

Минидиаграммы в ячейках

Очередной способ визуализации данных – это использование гистограмм в условном форматировании.

1. Для этого выделяем таблицу с цифрами и в разделе «Условное форматирование» применяем «Гистограммы», где можно выбрать сплошную или градиентную заливку. Положительным моментом является то, что гистограмма находится в самой ячейке и для её применения не нужно использовать дополнительные ячейки. При исправлении цифр она изменится автоматически.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

При наличии значений меньше нуля, гистограмма также автоматически примет другую форму

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

2. Также можно воспользоваться текстовой функцией ПОВТОР, которая выводит в ячейку любой заданный символ нужное количество раз. Для этого вводим в соседнюю от цифр ячейку формулу =ПОВТОР("|";B2) и нажимаем «Enter», при шрифте Arial Cyr получится так:

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

3. Для вывода нестандартных символов (заранее зная код) можно использовать функцию СИМВОЛ. Например, символ с кодом 103 - черный прямоугольник шрифта Webdings, вводим в соседнюю ячейку формулу =ПОВТОР(СИМВОЛ(103);C2:C8) и нажимаем «Enter». Поэтому предварительно установите этот шрифт для ячеек C2:C8.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

Также можно использовать символы других шрифтов, например символ с кодом 110 из шрифта Wingdings.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

4. Остался применить последний способ – это стрелки в разделе «наборы значков», здесь имеется большой выбор разных элементов, которые также отображаются в самой ячейке.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

По умолчанию стоит процентный показатель, т.е. Excel сам определяет среднее число из имеющейся таблицы и ставит ему жёлтое тире. Изменив правило в условном форматировании можно заменить процент на число, тогда показатели с минусом будут иметь красную стрелочку вниз, а положительные цифры – зелёную стрелочку вверх.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

Имеющиеся символы в шрифтах Webdings и Wingdings можно посмотреть в разделе «Вставка» - «Символы»

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

И в конце предлагаю оценить какая минидиаграмма самая интересная

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

На этом я предварительно заканчиваю посты про условное форматирование, дальше будут о применении формул для работы с текстом и цифрами в таблицах.

Показать полностью 6
4718

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel...

Из диалога в комментах с @oplkill, @Pavelashmed

"с экселем может быть запара с точками и запятыми. Поэтому некоторые бухгалтера пересчитывают в ручную..."

Итак, проблема: Имеем набор данных, среди которых притаились подлые засланцы

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Как видите, итог явно не сходится с тем, что должно быть. Даже в 5 значениях найти все - сложно. А если их сотни?

Для данной проблемы существует элементарное решение (используем возможности форматирования ячеек), для этого выделяем область с числами и жмакаем вот сюда:

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

В открывшемся окне выбираем "все форматы", клацаем в произвольный и в строке "Тип:" рисуем следующее - 0,00;-0,00;0;[Красный]General

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Жмакаем ОК, и видим:

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Вот они, наши засланцы, которые эксель за числа не считает.

Есть чуть более простой метод (применять на небольших объемах чисел) - применить денежный формат - любой на выбор, но я рекомендую доллары или евро (т.к. их знак ПЕРЕД числом, т.е. более заметен)

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Тогда наши данные примут такой вид (возле ошибок не будет символа валюты)

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Минус - на большом объеме так искать тяжело, т.к. нет выделения цветом.


В общем - эксель вещь мощная, и многие рутинные вопросы в нем можно "автоматизировать"


P.S. А потом прогоняем числовые данные через CTRL-H (замена) . -> , ; З -> 3 и так далее, если ошибок много и лень править каждую ручками.

UPD #comment_191898784

Показать полностью 3
2302

Мгновенное заполнение в Excel

Одной из самых гениальных и полезных, на мой взгляд, функцией Excel является «Мгновенное заполнение» (доступно с Microsoft Office 2013 года). Оно творит такие чудеса, что за пару движений пальцами вы сэкономите время и нервы от выполнения огромной рутинной работы. Вместе с тем функция проста как дважды два и подойдёт для пользователей любого уровня. Почувствуйте себя всемогущим, мгновенно решив сложные задачи, это как щелчок Таноса, только лучше)) Заинтриговал?)) Теперь поподробней:


1. У нас имеется таблица с фамилиями, именем и отчеством. Из неё нам нужно сделать «Фамилию и инициалы». Для этого мы в соседнюю строку вводим как это должно быть, затем при вводе на следующей строке у нас появляется предлагаемый вариант, если он нас устраивает, то нажимаем «Enter», если список не появился жмём Ctrl+ E и вуаля, у вас готов весь список по заданной форме.

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

Также можно вписать только Фамилию и имя и получить желаемый результат, можно вывести инициалы вперёд, можно оставить только фамилию, в общем вариантов много и Excel сделает как вам нужно

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

Здесь есть одно правило, вводимый текст должен быть непосредственно рядом с исходным текстом, не важно слева или справа, но, чтобы рядом, иначе выйдет ошибка

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку
Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

Также значения из одного столбца с текстом можно разбить на три разных. Заполняем каждый столбец как нам нужно, нажимаем Ctrl+E на нижней пустой ячейке и получаем готовый результат.

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

Также он работает и в обратную сторону, больше не нужны формулы СЦЕПИТЬ, ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, ПСТР и т.д.

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

Можно задать регистр и сделать фамилии, написанные верхним регистром или полностью капсом. Можно исправлять слова с НеПрАвИлЬнЫм регистром. Если между словами нет пробела, это тоже не проблема, главное, чтобы Ф.И.О. начиналось с заглавной буквы, для определения начала слова

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

Можно наоборот из заглавных букв сделать печатные, но в этом случае может неправильно отобразиться результат, в этом случае нажимаем на значок с молнией, где отменям мгновенное заполнение, затем вводим ещё раз в следующую строку и нажимаем Ctrl+ E и в этот раз отобразится как нужно.

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

2. Вы восхищены его супер возможностями? Тогда возрадуйтесь, потому что это ещё не всё)) Есть возможность склейки текста. Итак, у нас имеются значения, разбитые по ячейкам, но нам нужно, чтобы они были в одной ячейке и ещё с дополненным текстом. Вводим в первую строку так, как нам нужно, повторяем то же действие на второй строке и на третьей нажимаем Ctrl+E и радуемся результатом

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

3. Вы уже кричите от того почему вы не знали об этом раньше? Тогда продолжаем удивляться «Мгновенным заполнением»))

У нас есть текст с цифрами в ячейках и нам нужно вывести в другой столбец только цифры, делать это вручную означает почувствовать себя Золушкой, перебирающей горох, но волшебным нажатием Ctrl+E, получаем нужный результат, причём Excel не важно, есть ли там лишние пробелы, знаки или прочее, он как настоящий мужик – берёт и делает.

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

То же самое он делает и с извлечением только текста

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

Если попадается разношёрстный текст, где первым стоит слово затем цифра, а в нижних строках имеется сначала цифра потом текст, лучше сначала в первых двух строках дописать цифры перед текстом, затем нажать Ctrl+E, тогда Excel правильно определит алгоритм и выведет текст без ошибок


4. Ты до сих пор сомневаешься в возможностях мгновенного заполнения? Говоришь он не справится с датами? Забери свои слова обратно, даты он изменяет на изи, причём определяет не только цифровые, но и текстовые, главное, чтобы они были в именительном падеже, либо на внятном сокращении месяца

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

5. Ты тайный поклонник нестандартных дат? Не волнуйся, мгновенное заполнение удовлетворит твои желания. Он может изменить обычную дату в Unix-формат ГГММДД. Для этого меняем формат соседнего столбца на текстовый, затем вводим форму значений в пару ячеек, чтобы правильно задать алгоритм и нажав Ctrl+E получаем результат

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

Вы ещё не устали удивляться великолепным «Мгновенным заполнением»? Тогда получайте очередную порцию волшебства))

6. У нас имеется столбец с телефонными номерами, но они выглядят как простые цифры, мы же придадим им красоты, добавив + и заключив код оператора в скобки. Преобразуем цифры и соседний столбец в текстовый формат, затем вводим нужный параметр в первые две ячейки соседнего столбца и нажав Ctrl+E, гордимся проделанной работой

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

7. Для тех, кто выгружает даты из различных ERP и CRM-систем, дата представляется 8-значным числом в формате ГГГГММДД. Исправлять в нормальный вид можно было функцией ДАТАЗНАЧ, либо вручную, но теперь ловите лайфхак от героя «Мгновенного заполнения», главное покажите ему правильный алгоритм, дальше он всё сам сделает за вас))

Мгновенное заполнение в Excel Microsoft Excel, Таблица, Полезное, Длиннопост, На заметку

При использовании мгновенного заполнения помните следующие моменты:

- первое правило напомню, ячейки должны находиться рядом с определяемым столбцом;

- при выявлении шаблона учитываются все значения в строке - слева и справа от вводимого столбца, поэтому лишние колонки, способные запутать алгоритм или внести помехи, лучше заранее отделить от рабочих данных пустыми столбцами или удалить;

- мгновенное заполнение также работает и в умных таблицах;

- ошибка или опечатка при наборе ячеек-образцов может привести к тому, что мгновенное заполнение не сможет найти нужное значение и не сработает;

- бывает, что шаблон определяется некорректно, поэтому всегда проверяйте полученные результаты (хотя бы выборочно).


Как вам «Мгновенное заполнение», поделитесь впечатлениями в комментариях))

Показать полностью 13
1798

Календарь на 2020 год

Закончились новогодние праздники и снова начались трудовые будни.

Автором сайта Планета Excel Николаем Павловым опубликован календарь на 2020 год с ежедневником, куда включены все официальные праздники и переносы рабочих дней.

Календарь на 2020 год Microsoft Excel, Календарь, Полезное, Длиннопост

Имеется пинарик (дословно «пинающий календарик») — это календарь, который позволяет вести учет и оценку собственной продуктивности, эффективности использования своего времени, что вызывает определенный мотивирующий эффект и стимулирует проживать свою жизнь более эффективно.

Календарь на 2020 год Microsoft Excel, Календарь, Полезное, Длиннопост

В разделе «События» можно планировать свои дела с шагом 1 час на любой день года. Мероприятия синхронизируются с ежедневником на листе календаря, здесь же можно легко отсортировать, либо найти нужную заметку

Календарь на 2020 год Microsoft Excel, Календарь, Полезное, Длиннопост

Кому-то может пригодиться количество рабочих и выходных дней и часов при различных типах рабочей недели

Календарь на 2020 год Microsoft Excel, Календарь, Полезное, Длиннопост

Список праздников, которые можно по желанию изменить

Календарь на 2020 год Microsoft Excel, Календарь, Полезное, Длиннопост

Скачать календарь можно здесь


Начинай уже сейчас жить той жизнью, какой ты хотел бы видеть ее в конце. (Марк Аврелий)

Показать полностью 3
Мои подписки
Подписывайтесь на интересные вам теги, сообщества,
пользователей — и читайте персональное «Лучшее».
Чтобы добавить подписку, нужно авторизоваться.
Отличная работа, все прочитано!