Сообщество - MS, Libreoffice & Google docs
Добавить пост
538 постов 13 419 подписчиков

Популярные теги в сообществе:

12274

Самая полезная клавиша при работе с документами Word, Excel - F4

Хочу посвятить пост всего одной, но очень важной при работе с офисными программами, кнопке на клавиатуре - "F4"

Самая полезная клавиша при работе с документами Word, Excel - F4 Microsoft office, Офис, Microsoft Word, Microsoft Excel, Лайфхак, Горячие клавиши

На мой взгляд, это самая полезная клавиша при работе с документами Word и excel - я ее использую каждый день.


Что же она делает? Всего-навсего повторяет последнее действие.


Представьте ситуацию - есть табличка и некоторые ячейки нужно пометить определенным цветом. Вы ставите курсор в первую ячейку, выбираете цвет заливки - ячейка покрасилась. Теперь ставите курсор в следующую ячейку и больше не нужно тянуться мышкой в верхнюю панель либо вызывать контекстное меню с помощью ПКМ, а просто нажимаете F4 и ячейка автоматически красится в нужный цвет.


Это работает со всеми встроенными функциями офисных программ кроме выполнения макросов (если кто-то знает, как можно повторять последний используемый макрос - буду благодарен за информацию).


Через F4 можно делать выделение цветом, менять форматирование, применять оптом стили, да и вообще делать всё, что вам придет в голову. Это очень здорово экономит время.


Вдруг кто-то этого не знал и ему это теперь пригодится)

Показать полностью
8755

Магия google таблицы !

8165

Начальник сказал очистить таблицу от тысячи пустых строк за час? Выполняем за 15 секунд!

Предположим, мы получаем вот такую таблицу, состоящую из тысяч строк, многие из которых пустые:

Начальник сказал очистить таблицу от тысячи пустых строк за час? Выполняем за 15 секунд! Microsoft Excel, Лайфхак, Руководство, Видео, Длиннопост

Задача: у нас есть всего час, чтобы избавить таблицу от этих пустых строк. Естественно, вручную здесь никак не управиться, так что вот лайфхак.


Выбираем целиком один из столбцов, щелкнув по его заголовку:

Начальник сказал очистить таблицу от тысячи пустых строк за час? Выполняем за 15 секунд! Microsoft Excel, Лайфхак, Руководство, Видео, Длиннопост

Используем комбинацию клавиш CTRL+G и щелкаем по «Выделить»:

Начальник сказал очистить таблицу от тысячи пустых строк за час? Выполняем за 15 секунд! Microsoft Excel, Лайфхак, Руководство, Видео, Длиннопост

В следующем окне выбираем «Пустые ячейки» и нажимаем на ОК:

Начальник сказал очистить таблицу от тысячи пустых строк за час? Выполняем за 15 секунд! Microsoft Excel, Лайфхак, Руководство, Видео, Длиннопост

Excel выбрал все пустые ячейки, так что теперь используем комбинацию клавиш CTRL+- (контрол минус), в открывшемся окне выбираем опцию «Строку» и нажимаем на ОК:

Начальник сказал очистить таблицу от тысячи пустых строк за час? Выполняем за 15 секунд! Microsoft Excel, Лайфхак, Руководство, Видео, Длиннопост

Вот и всё! Задача выполнена меньше, чем за минуту (а этих пустых строк в таблицы могли быть хоть тысячи!).

Начальник сказал очистить таблицу от тысячи пустых строк за час? Выполняем за 15 секунд! Microsoft Excel, Лайфхак, Руководство, Видео, Длиннопост

Еще более подробно данный трюк я представил вот в этом видео, советую его посмотреть:

Показать полностью 6 1
7790

Как снять защиту с листа или книги Excel

Поставили защиту и забыли пароль? Или по другой причине, вам нужно снять защиту с листа или книги Excel. Нет ничего проще.

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

Первый способ, используя Блокнот

1. Переименуйте файл, изменив расширение с .xlsx на .zip.

Для отображения расширений файлов в названиях выберите в окне навигации Файл ► Изменить параметры попок и поиска:

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

В открывшемся окне, на вкладке Вид, уберите галку Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов:

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

2. Откройте архив. Перейдите в папку xl ► worksheets:

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

3. Копируйте, в папку с исходным файлом, файл sheet1, или тот который у вас защищен, или файл workbook.xml из папки xl, если защита на книге.

4. Нажмите на файл правой кнопкой мыши (п.к.м) ► Открыть с помощью ► Блокнот. При помощи поиска (Ctrl+F) найдите строку:

* Для снятия защиты с листа: <sheetProtection и удалите целиком текст строки в файле <sheetProtection ..........> вместе со скобками;

* Для снятия защиты с книги: <workbookProtection и удалите целиком текст строки в файле <workbookProtection ..........> вместе со скобками.

5. Сохраните файл(-ы) и перенесите его обратно в архив.

6. Верните файлу исходное расширение .xlsx.

Защита снята.

Второй способ, через с Google Диск

1. Откройте в браузере Google Диск (нужно иметь аккаунт).

2. Перетащите в него защищённый файл.

3. Кликните п.к.м на него и выберите Открыть с помощью ► Google Таблицы:

Как снять защиту с листа или книги Excel Microsoft Excel, Microsoft office, Обучение, Программирование, Полезное, Длиннопост, Пароль

4. Сохраните файл: Файл ► Сохранить как таблицу Google.

5. В открывшемся окне, выберите Файл ► Скачать ► Microsoft Excel.

Готово. Защита будет снята и с листов и с книги целиком.

Интересное по теме Excel:

ВПР (вертикальный просмотр)

Трюки с листами книги

Мгновенное заполнение

"Умные" таблицы в Excel

Показать полностью 4
6572

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке)

В этом посте я хочу показать, как в Excel самым оптимальным образом можно произвести диагонально разделение ячейки, например, для таких случаев, когда в одну ячейку требуется поместить два заголовка. То есть вот таким образом:

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Именно такой подход я считаю оптимальным, так как в итоге Excel будет сам позиционировать подписи по краям ячейки в зависимости от её ширины.


Итак, для того чтобы сделать такое разделение ячейки, сперва вписываем в требуемую ячейку оба заголовка специальным образом. А именно таким:


1. [СИМВОЛ ПРОБЕЛА]

2. ЗАГОЛОВОК 1

3. [ПЕРЕХОД НА ВТОРУЮ СТРОКУ ALT+ENTER]

4. ЗАГОЛОВОК 2

5. [СИМВОЛ ПРОБЕЛА]

6. [ТОЧКА]


В рассматриваемом примере это выглядит в итоге вот так:

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Подтвердив ввод значений и выбрав ячейку, переходим в режим её форматирования. Проще всего это сделать, использовав комбинацию клавиш CTRL+1. В открывшемся окне во вкладке «Граница» сперва выбираем внешнюю (1) и также диагональную границы (2):

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Затем во вкладке «Выравнивание» выбираем в первом выпадающем списке «равномерно (отступ)» (3), а в поле ниже «по центру» (4). Подтверждаем настройки нажиманием на «ОК» (5):

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Почти всё готово:

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Теперь только выбираем точку внутри ячейки и перекрашиваем её в цвет заднего плана (в нашем примере это белый цвет):

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

Вот и всё, всё готово:

Excel: Диагональное разделение ячейки (два заголовка в одной ячейке) Microsoft Excel, Отчет, Видео, Длиннопост, Лайфхак, Пособие

При этом, как и было сказано, при изменении ширины этой ячейки Excel всегда будет подгонять позицию подписей автоматически.


Вот в этом видео я показал, как создать подобный двойной заголовок и попутно разные полезные советы, а также показал, как Excel динамически сам размещает подписи в готовой ячейке. Так что приглашаю тебя посмотреть это видео:

Показать полностью 6 1
5876

Картинка в диаграмме Excel

Недавно делал презентацию и захотелось внести разнообразия в простые диаграммы Excel, и я решил добавить картинку в фон диаграммы:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

Для построения такой диаграммы нам нужна таблица, где формула =ОКРВВЕРХ.МАТ(МАКС($B$3:$B$7);1000)-B3 будет добавлять в отдельном столбце недостающую сумму от округлённого максимального значения столбца «В» (это необходимо для заполнения диаграммы):

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

1. Выделяем нашу таблицу, на вкладке «Вставка» выбираем диаграмму «Гистограмма с накоплением»:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

2. Настраиваем формат оси, назначив предельное значение 6000

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

3. Удаляем сетку и легенду:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

4. В значке «Фильтры диаграммы» выбираем «Выбрать данные», затем «Изменить», где в открывшемся поле выделяем диапазон «Года»:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

5. Кликаем мышкой по центру диаграммы и в открывшемся меню вставляем рисунок:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

6. Ставим боковой зазор 0%

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

7. Выделяем оранжевый фон и заменяем его на белый:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

8. Затем выделяем столбцы диаграммы и выбираем «Нет заливки»:

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

9. Определяем границы диаграммы выбрав белый цвет и ширину 3 пт

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

10. Меняем название диаграммы нажав знак «равно» и указав ячейку «Доходы»

Картинка в диаграмме Excel Microsoft Excel, Диаграмма, Полезное, На заметку, Длиннопост

Данный способ может кому-то пригодиться как вариант украшательства презентации или оформления обложки отчёта, подобрав картинку по схожей тематике.

Показать полностью 12
5647

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так!

Точно уверен, что Вам часто приходилось понервничать с объединёнными ячейками!


Возьмём в качестве примера вот такую таблицу:

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

Выглядит, вроде, неплохо, вот только большим, на первый взгляд невидимым, минусом является то, что ячейки в диапазонах B2:E2 и B8:E8 объединены!

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

Поэтому если попробовать разом выбрать, например, все значения одного из месяцев, у нас непременно будет расширен выбор сразу на все столбцы таблички:

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

Наверняка Вы уже и сами пользовались подобным объединением ячеек – и я Вам хочу дать совет – постарайтесь больше этот инструмент не использовать, так как он может быть источником самых разных проблем - начиная от проблем с шорткатами, вплоть до сложностей при написании кода в VBA.


Но что же тогда использовать, спросите Вы, если вот понадобилось именно подобное центрирование содержимого по нескольким ячейкам? Для это намного лучше использовать центрирование содержимого по центру выделения. Разберёмся.


Для этого сперва отменяю объединение ячеек:

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

После этого выбираю все требуемые ячейки (я выбрал ячейки сразу как в строке 2, так и 8):

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

Теперь щелкаем по вот этому символу:

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

И в открывшемся окне в пункте «по горизонтали» выбираем настройку «по центру выделения».

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

Нажимаем на ОК и всё готово (на картинке ниже показано, что объединение ячеек не использовано)!

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

Теперь все выглядит как нам нужно было, и при этом и в функциональном плане всё работает как должно – вот могу спокойно выбирать нужные ячейки:

Забудьте об объединении ячеек, ведь намного лучше поступать вот так! Microsoft Excel, Лайфхак, Гифка, Видео, Длиннопост

Всё описанное я также наглядно показал вот в этом видео, советую его посмотреть:

Показать полностью 9 1
5143

Минидиаграммы в ячейках

Очередной способ визуализации данных – это использование гистограмм в условном форматировании.

1. Для этого выделяем таблицу с цифрами и в разделе «Условное форматирование» применяем «Гистограммы», где можно выбрать сплошную или градиентную заливку. Положительным моментом является то, что гистограмма находится в самой ячейке и для её применения не нужно использовать дополнительные ячейки. При исправлении цифр она изменится автоматически.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

При наличии значений меньше нуля, гистограмма также автоматически примет другую форму

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

2. Также можно воспользоваться текстовой функцией ПОВТОР, которая выводит в ячейку любой заданный символ нужное количество раз. Для этого вводим в соседнюю от цифр ячейку формулу =ПОВТОР("|";B2) и нажимаем «Enter», при шрифте Arial Cyr получится так:

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

3. Для вывода нестандартных символов (заранее зная код) можно использовать функцию СИМВОЛ. Например, символ с кодом 103 - черный прямоугольник шрифта Webdings, вводим в соседнюю ячейку формулу =ПОВТОР(СИМВОЛ(103);C2:C8) и нажимаем «Enter». Поэтому предварительно установите этот шрифт для ячеек C2:C8.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

Также можно использовать символы других шрифтов, например символ с кодом 110 из шрифта Wingdings.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

4. Остался применить последний способ – это стрелки в разделе «наборы значков», здесь имеется большой выбор разных элементов, которые также отображаются в самой ячейке.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

По умолчанию стоит процентный показатель, т.е. Excel сам определяет среднее число из имеющейся таблицы и ставит ему жёлтое тире. Изменив правило в условном форматировании можно заменить процент на число, тогда показатели с минусом будут иметь красную стрелочку вниз, а положительные цифры – зелёную стрелочку вверх.

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

Имеющиеся символы в шрифтах Webdings и Wingdings можно посмотреть в разделе «Вставка» - «Символы»

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

И в конце предлагаю оценить какая минидиаграмма самая интересная

Минидиаграммы в ячейках Microsoft Excel, Таблица, Лайфхак, Полезное, На заметку, Длиннопост

На этом я предварительно заканчиваю посты про условное форматирование, дальше будут о применении формул для работы с текстом и цифрами в таблицах.

Показать полностью 8
4728

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel...

Из диалога в комментах с @oplkill, @Pavelashmed

"с экселем может быть запара с точками и запятыми. Поэтому некоторые бухгалтера пересчитывают в ручную..."

Итак, проблема: Имеем набор данных, среди которых притаились подлые засланцы

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Как видите, итог явно не сходится с тем, что должно быть. Даже в 5 значениях найти все - сложно. А если их сотни?

Для данной проблемы существует элементарное решение (используем возможности форматирования ячеек), для этого выделяем область с числами и жмакаем вот сюда:

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

В открывшемся окне выбираем "все форматы", клацаем в произвольный и в строке "Тип:" рисуем следующее - 0,00;-0,00;0;[Красный]General

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Жмакаем ОК, и видим:

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Вот они, наши засланцы, которые эксель за числа не считает.

Есть чуть более простой метод (применять на небольших объемах чисел) - применить денежный формат - любой на выбор, но я рекомендую доллары или евро (т.к. их знак ПЕРЕД числом, т.е. более заметен)

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Тогда наши данные примут такой вид (возле ошибок не будет символа валюты)

Если вы все еще с калькулятором проверяете Excel... Microsoft Excel, Hints, Длиннопост

Минус - на большом объеме так искать тяжело, т.к. нет выделения цветом.


В общем - эксель вещь мощная, и многие рутинные вопросы в нем можно "автоматизировать"


P.S. А потом прогоняем числовые данные через CTRL-H (замена) . -> , ; З -> 3 и так далее, если ошибок много и лень править каждую ручками.

UPD #comment_191898784

Показать полностью 5
3381

8 инструментов в Excel, которыми каждый должен уметь пользоваться

Решил собрать свой список инструментов Excel, которыми должен уметь пользоваться просто каждый (порядок от первого до последнего в списке роли почти не играет, все эти инструменты почти одинаково важны). Итак, эти инструменты:


1. Условное форматирование

2. Текст по столбцам

3. Фильтр и сортировка

4. Удаление дубликатов

5. Простой выпадающий список

6. Подсказка по вводу

7. Сводные таблицы

8. Примечания в ячейках


Если все эти инструменты не знать, когда только начинаешь пользоваться программой, то можно запросто сидеть и часами "изобретать колеса", которые бы выполняли функции как раз выше названных инструментов, тратя на это просто уйму времени.

Так что обязательно советую всем новичкам в Excel ознакомиться с этими функциями! А что это был проще сделать, предлагаю посмотреть подготовленное видео как раз об этих инструментах:

Приятного просмотра!

Показать полностью 1
Отличная работа, все прочитано!