user7606996

Обучение бизнес ассистентов делится на два блока:

🔸Теоретическая часть: 10 занятий

Где мы осваиваем большой объем информации, выполняем задания в группе, делаем домашку для закрепления навыков. И, конечно же, сдаем экзамен!

Только после экзамена будущий ассистент допускается к практике.

🔸Практика: 4 недели стажировки в реальных проектах под контролем преподавателя.

Мы вместе проводим планирование месяца.

Критерий эффективного прохождения практики - это план месяца, который выполнен более, чем на 80%!

Сначала ассистент встраивается в график, самостоятельно проводит хронометраж рабочего времени руководителя и планирование дня. Далее он выявляет и забирает на себя операционные задачи. В ходе практики помогает выстроить систему и делегирование, чтобы высвободить время руководителя для приоритетных задач.

🔸Раз в неделю ассистент приходит на групповое занятие по практике, где я отвечаю на вопросы и разбираю сложные задачи из практики.

🔸Также на время практики у ассистента есть возможность обратиться за помощью в чат. Если что-то не получается - я, куратор и другие участники группы помогаем разобраться.

🔸В ходе практики я собираю обратную связь от руководителей по работе с ассистентом.

🛍️ Собеседование, на самом деле, мало чем отличается от продажи.

Тут есть все те же этапы. Самопрезентация, отработка вопросов, возражений и заключение сделки.

😕 Поэтому будет ошибкой просто отвечать на заданные вопросы.

За свою карьеру я не раз была в роли собеседуемой, а сейчас за моими плечами уже сотни проведенных собеседований, когда я сама искала сотрудников в команду.

Для меня каждое собеседование делится на 2 части:

1️⃣ Первая, когда HR или руководитель стараются выяснить все, что их интересует.

Тут все просто - отвечаем честно и подробно.

2️⃣ Но есть вторая часть, когда соискателя спрашивают: “Может у Вас есть вопросы?”.

И судя по моей практике, на этот вопрос люди чаще всего отвечают: “Пока все понятно, может быть в ходе работы возникнут вопросы”, либо спрашивают о зарплате, отпуске, условиях. Это распространенная ошибка.

🔥Потому что если вы хотите получить эту работу, то вторая часть собеседования - это время перехватить инициативу!

Например, мои вопросы будут направлены на выявление потребностей, т.е. какие задачи сейчас стоят перед руководителем и с какими сложностями в работе он сталкивается.

Свою неделю я планирую по тем же принципам, что и для своего руководителя.

🗓️ Год: Общими мазками я определяю цели на год.

🗓️ Месяц: В конце каждого месяца я подвожу итоги и выбираю приоритетные задачи нового месяца, те, что помогают мне приблизиться к годовым целям.

🗓️ Неделя: Сюда я просто перетаскиваю задачи из плана на месяц.

В пятницу вечером я выбираю задачи и закидываю их в список, не распределяя по дням. Так я ухожу на выходные с пониманием, какая загрузка у меня на следующей неделе.

В этот момент я могу варьировать нагрузку. Если неделя была тяжелая - возьму чуть меньше задач. Или наоборот, больше задач, если чувствую энергию.

В субботу и воскресенье я трачу полчаса - чекнуть, что все работает.

⚖️ Я стараюсь поддерживать баланс между всеми сферами жизни, но это не всегда возможно.

👩‍🏫 Например: в прошлом месяце я запускала обновленный поток обучения бизнес ассистентов. Писала программу, набирала группу, вела занятия. Это забрало много моего внимания. Поэтому я договаривалась с семьей о том, что в следующем месяце буду уделять им больше времени.

👩‍👦В этом месяце я держу слово и пишу этот пост в гостях у родителей, куда мы приехали на 10 дней пожить с сыном. Я сократила рабочие часы и стараюсь больше общаться с родными.

За годы работы бизнес ассистентом я поняла, что невозможно систематизировать бизнес процессы в компании без помощи команды.

Потому что иногда невозможно написать регламент или должностную инструкцию без участия других сотрудников, им нужно составлять чек листы или записывать уроки. Это очень важно, но не является их прямыми обязанностями.🤔

Получается, что у сотрудников появляются новые задачи, за которые им как будто не платят.💸

Чтобы получать качественный результат, а не отписку для галочки, важно поддерживать мотивацию сотрудников.

Конечно же самое простое - это выплата премий.

Но если речь идет о небольших суммах, то лучший эффект дает нефинансовая мотивация. Т.е. приятные подарки, которые будут напоминать о том, что мы - команда.

В нашей компании почти все сотрудники много времени проводят в офисе за компьютером. Поэтому мы дарим им то, что будет им полезно на рабочем месте. Например: кружки, пауэрбанки, улучшенные гарнитуры, клавиатуры, мышки.

А если заморочиться, то подарки можно брендировать. Футболки и худи с креативными принтами, «офисные» мягкие тапочки, или даже массажер для ног (есть такой гаджет, который ставится под стол и мнет лапки).

Количество вариантов ограничено только вашей фантазией.

Вы можете отнестись скептически, но как показывает моя практика, персональный подарок вызывает намного больше положительных эмоций, чем небольшая премия.😉

Если вы сталкивались с наймом, то прекрасно знаете, что собеседования могут съесть тонну времени.🤯

📌Я часто вижу, как руководители проводят много времени на встречах с кандидатами, которые изначально не подходят. Это ясно в первые 5 минут. Но собеседование неловко оборвать и приходится “страдать” полчаса.

📌Другая проблема - руководители резервируют время под встречи, а кандидаты не приходят.

📌И самое больное - сотрудника уже приняли, а он передумал. Иногда в первый же день, а иногда в первый месяц.

📋Что я делаю как бизнес ассистент, чтобы спасти время руководителя?

▪️Появилась вакансия.

▫️Прописываем портрет идеального сотрудника. Максимально подробно.

▪️Далее я создаю воронку найма: вакансия - анкета - тестовое задание.

▫️С лучшими из тех, кто прошел тестовое задание, я провожу 15-ти минутное предварительное собеседование в Zoom.

Цель - проверить, насколько кандидат соответствует портрету.

▪️Видеозаписи интервью и резюме максимально подходящих кандидатов я направляю руководителю.

Когда я начинала работать в текущей компании, то стало очевидно, что руководитель очень занят, но не очень понятно, чем конкретно.

Мне нужно было понять, в какие конкретно процессы вовлечен руководитель и что из его задач можно делегировать.

И разобраться в этом помог хронометраж!

Как это выглядит?

⏳Раз в 30 минут я отправляла ему сообщение в Телеграм с вопросом: “Что ты делал последние 30 минут?”.

В ответ на это сообщение он перечислял все, чем занимался.

⏳Я переносила все ответы в отдельный календарь и присваивала задачам теги “работа с клиентами”, “встречи”, “личные задачи”, “работа с сотрудниками”, “документооборот” и т.д.

⏳Через неделю я показала руководителю результат. На календаре было видно, что в каждые полчаса он выполняет от 2 до 6 задач. Кажется, что вау как много и круто, но на деле он много переключается и отвлекается на входящие запросы.

А еще я обратила внимание руководителя на то, что за неделю он ни разу не успел нормально пообедать и передохнуть.

⏳Благодаря календарю мы отследили, какие задачи съедают больше всего времени.

Проранжировали их по приоритетности и начали их делегировать.